外注して魅力的なDMを作成・発送しよう！
DM発送会社選びの基準も解説

このページは株式会社メディアボックスの豊田昭によって書かれています。
ページ内容はお客様やコンサルタントさんとの協力によるテストやデータに基づくものです。

豊田 昭

昭和61年4月より運送会社を設立。
平成15年2月よりダイレクトメールやカタログ等の1kg以下の 印刷物に特化した、経費削減システムを作り、印刷から封入作業･配送サービスまでの格安システムを始める。 ほとんどコスト削減で手のつけられない2000通以下の発送にも成功し、50通から3万通までの中小部数発送のＤＭ発送代行専門店になる。 DMやニュースレターのCPI(反応率)を上げることをミッションとし、最高16倍のCPIを獲得。現在、大手コンサルタント会社やコンサルタントさんへの情報提供やコンサルタントを行う。 著書に、バカ売れ DM集客術がある。

DM作成はどの工程を外注できる？

DMの作成・発送には、次のような工程があります。

• DM作成前の準備（戦略策定・調査など）
• 各種名簿に基づくターゲットの洗い出し
• DMの内容作成・校正（文章・デザイン・イラストなど）
• 封筒や封入物の印刷
• DMの発送（封入・封緘・発送・返品処理など）
• データ処理（返品データ化・名簿編集など）

外注先によって対応できる工程が異なるため、まずはどの工程を外注したいのかを検討してください。

工程別｜DM作成のおもな外注先

DMの作成・発送は、すべてを自社で行うのではなく、部分的に外注することで、効率的かつ効果的なDMにできます。ここでは、先述した工程別に、おもな外注先を紹介します。

1．DM作成前の準備（戦略策定・調査など）

DM作成前の段階では、目的を明確にする工程を踏む必要があります。DM発送での具体的な目的は、戦略と戦術に分かれます。

戦略は、結果的に売上アップに関するものを策定するのが一般的です。そして、売上アップを目的にしたDM発送を行う場合には、以下のような戦術を考えます。

DM作成前の準備段階は、自社内で目的（戦略・戦術）をしっかりと定めたうえで、外注と協力することをおすすめします。

DM作成前の準備を外注する場合には広告代理店がよく使われますが、自社内で目的が明確化できているのであれば、戦略策定や市場調査などを部分的に外注することも可能です。

具体的な方法としては、戦略策定や市場調査などをその分野の専門家に聞くことが挙げられます。例えば、ビザスク（スポットコンサル）を利用して、1人だけでなく複数人から聞くのがおすすめです。

2．各種名簿に基づくターゲットの洗い出し

DMの作成・発送で最も重要となるのが、ターゲット（＝送付先）の洗い出しです。

例えば、DM作成前の準備段階で「新規顧客の獲得」と目的を定めたなら、新規顧客がターゲットとなり、「既存顧客のリピート促進」が目的なら、必然的に既存顧客がターゲットとなります。

ただし、新規顧客をターゲットとするDMは、費用対効果が低くなりやすいため注意してください。特に初めてDMを出す場合は、既存顧客をターゲットとすると効率的です。

大まかなターゲットを決定したら、各種名簿を活用して発送先をリスト化します。発送リストの作成はリスト作成代行会社に外注すれば、業者または自社が保有するデータから発送リストを作成してくれます。

発送リストの精度を上げるためには、ターゲットやリスト作成の目的を細かく共有しておくことが大切です。

3．DMの内容作成・校正（文章・デザイン・イラストなど）

ターゲットの洗い出しに成功したとしても、ターゲットに刺さらない内容のDMだと、期待する反応は得られません。わかりやすい文章を書くのはもちろんのこと、デザインやキャッチコピー、イラスト、写真などにもこだわる必要があります。

市販のアプリやソフトを活用すれば、自社でもデザインを作成可能です。費用が抑えられるうえ、デザインの追加・変更も自由に行えます。また、人手や時間に余裕がない場合は、DM代行専門会社やデザイン会社に外注もできます。

また、昨今ではクラウドソーシングを活用して、個人にDM作成を依頼する選択肢もあります。クラウドソーシングとは、仕事を頼みたい人と請け負いたい人をインターネット上でつなぐサービスのことです。

クラウドソーシングは、企業に依頼する場合と比べて費用が割安で、柔軟な対応が期待できるメリットがあります。DMの内容作成・校正に関する業務を細分化し、一部だけ依頼することも可能です。

ただし、クラウドソーシングで仕事を請け負う人のスキルレベルには大きな幅があるため、実績があり信頼できる相手を慎重に選んでください。

4．封筒や封入物の印刷

DMの発送件数にもよりますが、自社で封筒や封入物を印刷しようとすると、膨大な時間と手間がかかります。また、印刷作業を行う場所や印刷物を保管する場所も、確保しなければなりません。

プリンターが壊れるなどのトラブルも考慮すると、印刷会社やDM発送代行会社に外注することをおすすめします。

外注先を選ぶ際は、次のポイントをもとに検討してください。

5．DMの発送（封入・封緘・発送・返品処理など）

DMの発送には、封入物を封筒に入れる「封入」や、封筒を閉じる「封緘」の作業などが付随します。

自社で封入・封緘すれば、個人情報が外部に漏れる心配はありません。一方で、発送部数が増えれば増えるほど作業負担が増え、仕上がりのクオリティが低下・バラつくことが考えられます。

ターゲットからの信頼を損なわないよう、ケースに応じてDM発送代行会社への外注を検討してください。プロが効率的に作業することで、結果的にコストが安く済むことも珍しくありません。

外注先を選ぶ際は、封入・封緘ミスのチェック体制や、万が一ミスが発生した際の対応速度・損害の補償額を確認してください。

また、DMの発送作業を外注する場合は、返品物の処理についてあらかじめ外注先と取り決めておく必要があります。具体的には、DMが住所不明などの理由で送り返された場合、外注先で廃棄するのか・自社に返送してもらうのかなどです。

6．データ処理（返品データ化・名簿編集など）

戻ってきたDMは、単に廃棄するのではなく、データ化することが重要です。データ処理を行わないと、次回も同じ宛先にDMを送付してしまい、無駄なコストがかかってしまったり、送付先の方とトラブルになったりする可能性があります。

外注先から自社にDMを返送してもらい、自社でデータ化する方法もありますが、時間やコストがかかるためおすすめできません。できれば、発送を依頼した会社にデータ処理も併せて頼むのが理想です。

なお、データ処理を無料で行ってくれる会社もあります。

DM作成を外注するメリット・デメリット

ここでは、DM作成を外注するメリット・デメリットについて、それぞれ解説します。

メリット

DMで成果を上げるには、繰り返しDMを発送してデータを集め、次に発送するDMで見込める反応率や、得られる利益を予想できるようにすることが大切です。そのためには、DMの作成・発送を継続できる環境作りが欠かせません。

そこで、DM作成に関する作業を分業化し、自社が苦手とする工程を外注すると、DM作成にかかる負担を減らせます。また、外注先のノウハウも獲得でき、結果的に自社の作業を効率化しやすくなります。

その他、次のような点もDM作成を外注するメリットです。

デメリット

DM作成・発送の工程の一部または全部を外注すると、業者任せになってしまい、自社のノウハウが蓄積されない懸念があります。また、DMの反応率が良くなかったときに、「ターゲット」や「デザイン」など、どの要素が反応率を落としているのかがわかりにくい点もデメリットです。

その他、次のようなデメリットも理解しておく必要があります。

外注をうまく活用してDM作成を安く抑えよう

DM作成では、デザインを外注するかどうかで、かかるコストが大きく異なります。

アプリやデザインソフトを使えば、自社でも手軽にデザイン可能です。それでも難しい場合は、デザインやキャッチコピーなどは「クラウドワークス」や「ココナラ」のようなクラウドソーシングサービスを活用すると、コストダウンを目指せます。

また、印刷・発送を自社で行う場合は、紙の裁断や封入・封緘、宛名貼りといった作業が発生することも加味しなければなりません。DM発送代行会社などではこれらの作業をプロが行うため、発注部数が少ないケースを除き、外注するほうが安く済むのが一般的です。

ただし、「安いから」という理由だけで外注先を選ぶと、トラブルに発展するかもしれません。次章で紹介するDM発送代行会社選びの基準をもとに、適切な業者を選んでください。

DM発送代行会社選びの8つの基準

ここでは、DM発送代行会社を選ぶ際の基準を解説します。

得意とするDM発送件数と自社のニーズが合っているか

DM発送代行会社によって、得意とする発送件数が異なります。一般的に、DMの発送件数は、次の3パターンに大別できます。

（1）のように、50通といった小口発送を通常業務とする会社は、ほとんどありません。なぜなら、発送にかかるコストと得られる利益が見合わないためです。50通からのDM発送を行っている会社は、大がかりな機械設備や自社ビルを持たないなどの工夫をし、内職さんの手を借りながら作業を行います。

（2）の5,000通から10万通までのDM発送が得意な会社は、手作業または小型の機械で作業することもあります。

（3）3万通以上の大口発送が得意な会社は、大型の機械を活用するのが特徴です。大口発送は低単価・短納期でできますが、少部数のみの依頼はコストパフォーマンスが悪くなります。

DM発送代行会社を選ぶ際は、それぞれの会社が得意とするDMの発送件数と自社のニーズを照らし合わせてください。

DM担当者の作業負担が軽減されるか

ほとんどの場合、企業のDM担当者は、通常業務を行いながらDMに関する業務も担っています。そのため、DM担当者の作業負担を減らせるDM発送代行会社を選ぶことが重要です。例えば、営業電話をしつこくかけてくる、営業社員が突然訪問してくるといった無駄な時間を取らせる会社には注意してください。

また、DMの発送手続きを進めるうえでは、「至急発送を止めなければならなくなった」「封入物の差し替えが必要になった」など、小さなトラブルや変更が度々発生します。トラブルにスムーズに対応するためには、「専任担当者」がいることがポイントです。専任担当者とは、いつでも連絡がつき、DM発送の依頼内容や進捗状況を把握できている人を指します。

なお、営業社員が窓口の場合は注意が必要です。会議やお客様との商談中など、スムーズに連絡が取れないことがあります。

質の高い専任担当者とは

特に、初めてDM発送代行会社を利用する方や、遅れが許されないDMを発送する方などは、専任担当者が欠かせません。専任担当者がつくと、問い合わせ時に電話をたらい回しされたり、毎回最初から状況を説明したりすることがなくなるため、ストレスが軽減されます。

ただし、専任担当者は「形だけ」でないかを確認する必要があります。具体的な見分け方は、次のとおりです。

上記の対応が取れない場合、その会社では、専任担当者が営業や現場の業務を兼務しているかもしれません。また、専任担当者をテレアポセンターに外注しているケースもあります。専任担当者は現場に精通しているべきであり、他の業務を兼任していないのが理想的です。

なお、専任担当者は病気などで休む可能性もあります。専任担当者が休んだときには、どのような対応を取ってもらえるのかもチェックしてください。

安全に発送できるか

DM発送の安全性を高めるためには、次の条件をクリアしたDM発送代行会社を選ぶのがおすすめです。

会社の実績が確かで継続して依頼できそうか

DM発送代行会社を選ぶ際には、突然倒産あるいは廃業するリスクも考慮します。これらのリスクを不用意に心配することなくDM発送を安定的に継続依頼できるよう、会社の実績を確認してください。

一つの目安として、「創業から10年以上経っている」点が挙げられます。また、取引実績として、「直接取引件数が3,000社を超える」「一部上場企業との直接取引が10社以上ある」会社は信用できると考えられます。

一方で、そもそもホームページに会社概要などを明記していない会社の場合は、取引を考え直したほうが良いかもしれません。

信頼して発送を任せられるか

DM発送代行会社は、DMの宛名データを取り扱うため、プライバシーマークを取得しているかを確認してください。プライバシーマークを取得しているかは、その会社のホームページ、または「プライバシーマーク付与事業者検索」ページで判断可能です。

また、プライバシーマークは、取得から2年ごとに再審査されます。再審査に合格すると、プライバシーマーク番号の末尾にある、括弧で囲われた数字が1つ増えます。

併せて、万が一に備えて「個人情報漏えい保険」に加入している会社だと、より安心です。

セキュリティー意識は高いか

個人情報に関しては、DMの発送後の扱いも重要です。具体的には、DM発送後に個人情報をどのように破棄するかがポイントとなります。

推奨されているのは、「米国国家安全保障局推奨方式」です。この方式でデータを削除していれば、仮にパソコンが盗難にあっても、データ復元は困難です。

また、DM発送代行会社のセキュリティー意識を判断する際には、次のような項目もチェックしてください。

自社の売上アップに貢献してもらえるか

DMの反応率を上げ、売上を向上させることは、簡単ではありません。他社で成功したDMを同じ業界・同じ規模の会社で発送しても、反応率が上がらないことは多々あります。また、反応率を高める要素も時代とともに変化しています。

したがって、DMテストの経験が豊富かつDMテストを現在も継続しており、豊富なデータを持っているDM発送代行会社を選ぶのがおすすめです。また、DMのノウハウに関する本を出版社から出し、重版を重ねている・高い評価やレビューを得ている会社は、実力が認められていると判断できます。

人を介さない注文方式が自社の体制と合っているのか

コスト削減のための最も良い方法は、人件費を削減することです。そのため、印刷業界やDM発送代行業界でも、人を介さないインターネットのみの申し込み方式が増えつつあります。

しかし、初めて外注を利用する場合は聞きたいことが多くなるため、専任担当者の存在はより重要性になります。人件費削減で人手が足りておらず、電話をかけてもなかなかつながらない、トラブル時は何回も電話を回される、といったトラブルが発生するケースも増えています。

まとめ

DM作成・発送の工程別に考えるおもな外注先は、次のとおりです。

自社が苦手とする工程を外注することで、DM作成にかかる負担を減らせるなどのメリットがあります。ただし、かかる費用だけを見て外注先を選んではいけません。

例えば、DM発送代行会社を選ぶ際は、次の基準をもとに検討してください。

株式会社メディアボックスが運営するDM発送代行センターは、50通から5万通までのDM発送を主流としています。また、すべてのお客様に必ず専任担当者がつくため、スムーズな対応が可能です。一部上場企業102社を含め、全国の8,500社以上との取引があるため、DM発送を継続したい方も安心してお任せいただけます。DMの印刷・発送の外注をご希望の方は、お気軽にご連絡ください。

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