> DM発送代行の専任担当者

DM発送代行業者比較チェック方法

このページでは御社に合ったDM発送代行業者を探すための
「やり方」と「判断基準」を掲載しました。

相見積もりする際、それぞれの会社にメールにて質問し、判断基準を参考に
DM発送代行会社を検討して頂けたらと思い作成したチェック表です。

稟議書の提出が必要な場合には、稟議書作成見本をダウンロードしていただき、
ご利用ください。



目 的


「DM発送代行業者チェック表」では以下7つの項目をチェックできます。

1 DM発送件数にあう会社選び
2 DM発送担当者の作業負担
3 安全性(DMを全部発送する会社)
4 会社実績
5 信頼度
6 セキュリティー
7 売上アップに貢献できる会社


使い方

チェック方法は見積を請求する会社に質問メールを送り返信された内容を分析し評価します。

1 「01_質問メール」内容をメールに張り付けて見積を依頼するDM発送会社へ送信する。
≫【01_質問メール】のダウンロードはここをクリック

2 返信された「01_質問メール」内容は「02_DM発送代行会社比較チェック表」の
該当箇所に点数を入れます。

点数欄には「良い:3  普通:2  不可:1」のように数字を入れます。
合計を記入して出来上がりです。
重要な項目は「必須:5」のように自社基準で点数を変えてください。
どうぞ自社の基準でお使いください。
≫【02_DM発送代行会社比較チェック表】のダウンロードはここをクリック

3 「02_DM発送代行会社比較チェック表」で各会社の特徴や合計点を参考に、
見積金額とも比較してDM発送代行会社を決定してください。

4 会社で稟議書の提出が必要な場合は「03_稟議書 見本」を参考に作成してください。
≫【03_稟議書 見本】のダウンロードはここをクリック


「01_質問メール」内容の判断基準

当社に寄せられた2006年9月から2018年7月31日現在までのお客さんの声553件で
DM発送担当者様が感じたことをまとめた結果とお客様やコンサルタントさんのお話に
出てくる内容をまとめました。
お客様の声553件原文はここをクリック

初めてのDM発送で思わぬ落とし穴にはまらないためにも参考にして下さい。
また稟議書作成や担当者様の負担を減らすためにもご活用ください。

1 DM発送件数にあう会社

「1000通のDM発送を業者に依頼したが断られた」、
「10パターンのDM発送を依頼したら断られた」
などのお話をよく聞きます。

DM発送代行会社は得意な発送件数があります。

DM発送作業には大きく3つに分かれます
・50通以上3万通まで
・5000通以上10万通まで
・3万通以上

50通~3万通まで

50通以上からDM発送を通常業務として行える会社はほとんどありません。
理由は手間と金額が合わないからです。
50通から行える会社は大掛かりな機械設備を持たず、営業社員を雇わず、
自社ビルを持たず、内職さん中心の手作業で行っている会社です。
50通~3万通が得意の会社

見分け方
1_「50通づつ10パターン発送はできますか?」 答え「できる」

5000通以上10万通まで

手作業で行う場合と小さな機械で行う場合があります。
作業は主に内職さんやパートさんに行ってもらいます。
5000通からは小さな機械でも行える作業領域です。
5000通ぐらいから10万通ぐらいが得意の会社

見分け方
2_「封入機械でも手作業でも封入可能ですか?」 答え「できる」
4_「100万通以上発送の実績はありますか?」「  答え「ありません」

3万通以上

大きな機械で行うDM発送作業が得意です。
機械を使う場合には準備作業が必要です。
少数のDMでも、作業準備は大量作業と同様になります。
そのため少部数の作業はコストが合わず苦手です。

見分け方
3_「30万通発送を4日で可能ですか?」  答え「できます」
5_「100万通以上の発送実績はありますか?」 答え「ある」

2 発送担当者の作業負担

DM発送担当者様は通常の業務を行いながら、DM発送担当を行うことがほとんどです。
そしてDM発送作業には変更や小さなトラブルが良く発生します。
トラブル時に対応しなければいけないのがDM発送担当者です。

DM発送担当者の作業負担を減らすことが出来るDM発送代行会社を選ぶことが
思っているよりも重要になります。
DM発送担当者様にとって欠かせない条件が下記になります。

5_「営業や兼任作業のない、専任担当者がつきますか?」
専任担当者とは
・いつ連絡しても連絡のつく人
・DM進行状況が把握できている人

6_「メールの返事は3時間以内に返信頂けますか?」
初めは見積の返事で判断してください。
翌日返信などの場合はトラブル時に問題になります。
メールでやり取りすることで「言った言わない」「時系列」が確認できます。

7_「進捗状況メールを5回以上連絡していますか?」
作業状況を把握できることはDM発送担当者様の負担を減らします。
進捗連絡には注文内容によりますが以下のものがあります。
・荷物到着
・宛名ラベル作成
・印刷
・作業開始
・DM発送
・返品物
・宛名データ削除

8_「DM内容の間違いは無料で指摘して頂けますか?」
完全な間違い探しをすることはできません。
しかし気づいたことを連絡してもらえる体制になっていることは大切です。
特に宛名データ間違い、DM内容についてです。
第3者が見ると思わぬミスが見つかることが良くあります。

9_「各種印刷から発送まで可能ですか?
印刷物の輸送でのトラブルが増えています。

具体的には
・破損
・誤配(違う場所に配達)
・遅配(事故や天気、人的ミス)
・一部のみ届く(伝票ミスなど)

封入する印刷物と箱の間に隙間が無い場合、
運送途中で箱の角をぶつけたり、落としたりするとへこんでしまいます。
箱がへこむと中に入っている印刷物が折れ曲がったり、破れたりすることがあります。

そのため封入物の周りに新聞紙を丸めたりして封入物と箱の間に隙間を作ってください。

これらのミスを防ぐにはDM発送代行会社で印刷を任せることです。
配送トラブルを防ぐほかに印刷内容で気づいたことを指摘してもらえる場合もあります。

3 安全性

万が一、DM発送で失敗するとDM発送担当者に責任が追及されます。
担当者自身のミスでなくDM発送代行会社のミスでも責任を追及されることになります。

安全性を上げるためには下記項目で安全性アップできます。

10_発送証明はもらえますか?

DMを全て発送したか確認するためには、「発送伝票」のコピーをもらいます。
「発送伝票」は発送代行会社が発送物をヤマト運輸や佐川急便に渡すときにもらう引渡伝票のことです。

発送数を照明する発送証明書

発送伝票のコピーを確認するときには「会社名」「日付」、「印」、「数量」を必ず確認してください。

11_追跡調査はできますか(ヤマト運輸のみ)?

専門用語で「ひもつけ」という作業をしてくれる会社を選びます。
「ひもつけ」とは届け先とバーコードを関連付けて登録することです。

「ひもつけ」を行うことによりDMの追跡調査を行うことができます。
「ひもつけ」は現在ヤマト運輸のクロネコDM便(旧メール便)のみで可能です。

日本郵便と佐川急便のゆうメール便は追跡調査できません。

12_印刷物の枚数を計数機でチェックしていますか?

お客様から送られてくる印刷物は荷物が到着したときに枚数を数えます。
もしここで枚数が少ない場合は直ちにDM発送担当者様に連絡する必要があります。
このチェック体制ができていないとDM発送日が延びることになります。

そのため到着後すぐに枚数チェックする必要があります。

13_DM発送代行専門会社ですか?

インターネットで集客できないDM発送代行会社の代わりに集客だけを行い、
DM発送代行会社に丸投げする会社があります。

このような会社に依頼した場合には料金の一部は集客した会社に支払われます。
また、集客した会社からDM発送を受注した会社は割安で受注しなければなりません。

仕事を直接受けるDM発送代行会社に直接依頼すれば
中抜きの会社が絡まないためトラブルも少なくなります。

連絡も直接取ることができ、トラブル時には大きな差になることがあります。

DM発送代行専門会社ではない会社で、DM発送の仕事をしている会社には下記のような会社があります。
・インターネット関連会社
・ホームページ作成会社
・オフィス関連販売会社
・広告代理店
・印刷会社
・DM発送代行以外にメイン商品がある会社

見分け方
会社概要と会社沿革で内容確認する。
会社概要がない場合には取引を避ける。

4 会社実績

14_設立年数

会社沿革とともに見ることをお勧めします。
DM発送代行会社は歴史も古いので運送業にかかわって10年以上はほしいところです。
10年以上、主要運送会社と付き合いがあるDM発送会社
最低料金に近い発送価格で主要運送会社と取引している可能性が高い。

15_一部上場会社との直接取引は何社ありますか?

DM発送代行業界は下請け構造なので一部上場会社との直接取引数は限られてきます。
一部上場会社との直接取引が10社以上ある場合には信用があると考えられます。

16_お客様との直接取引会社は何社ありますか?

お客様との直接取引がきちんとできるMD発送代行会社は限られてきます。
そのため直接取引件数が3000社を超えるDM発送代行専門会社はかなり信用できると考えられます。

17_昨年の社会貢献の金額は?

会社様により考え方はいろいろだと考えられますが、積極的に社会貢献を行っている会社は評価が高くなります。
最近は特に評価が高くなりつつなり、「年間の寄付額がいくらですか」との問い合わせを多くなっています。
それなりの金額を毎年寄付できていることが差別化になるようです。

5 信頼度

18_プライバシーマーク取得後 何年たちますか?

DM発送代行会社であればプライバシーマークを取得しています。
もし取得されていない会社があればDM発送代行専門会社か疑ってみる必要があります。

プライバシーマークは取得後2年ごとに再審査が行われます。
再審査に合格すると、プライバシーマーク番号の最後にある括弧で囲われている数字が1つ増えます。
例えば括弧の中に数字が「5」であれば4回の再審査に合格していることになります。
プライバシーマーク取得後の期間でいうと8年以上10年未満になります。

プライバシーマーク最後の数字の多さが信頼になると考えられています。
2017年であれば5回くらいの更新回数が望まれるのではないでしょうか?

19_個人情報漏えい保険に入っていますか?(金額)

DM発送には必ず宛名データが必要になります。
宛名データが会社の大切な顧客情報などであれば慎重になります。

DM発送代行専門会社であればどこでも個人情報には注意を払っていますが、
万一のために個人情報漏洩保険に入っていることがお客様のためにも望ましいことです。

金額は取り扱う個人情報量によりますが、小さなDM発送代行会社でも
1億円くらいの保険は必要ではないかと考えます。

20_DM発送代行会社の下請け作業はありますか?

DM発送代行業界は下請け構造の業界です。
そのため下請けが多いDM発送代行会社も少なくありません。

下請けが多い会社は下請け構造になるため、お客様との直接取引の体制が
整っていないところが少なくありません。
そのためトラブルや変更があったときの対処が遅れがちになります。

6 セキュリティー

21_個人情報削除は米国国家安全保障局推奨方式ですか?

DMを発送するには大切な個人情報を一時的にDM発送代行会社に渡すことが必要です。
DM発送後に個人情報をどのように破棄するかが大切になります。
もしも完全に削除できずにパソコンに残っている場合は危険です。

そのため推奨されているのは、「米国国家安全保障局推奨方式」です。
「米国国家安全保障局推奨方式」は各クラスタ(記憶装置の内部)に乱数を2回書き込んだ後に、
0(ゼロ)で1回上書きして削除する方法です。

この方法を使うともしパソコンが盗難にあってもデータ復元が非常に難しくなります。
そのため顧客情報をただ削除するのではなく「米国国家安全保障局推奨方式」を使い安全を確保します。

22_宛名データ送信は専用システムを使用していますか?

インターネット上で顧客情報をやり取りする場合には危険が伴います。
そこで宛名データを安全にやり取りするために専用システムを使い安全性を上げています。

23_防犯カメラは何台ですか?

セキュリティーで重要なことの一つは防犯カメラです。
24時間365日監視することで安全性が上がります。

防犯カメラは死角がないように設置する必要があります。
そのため小さなDM発送代行会社でも
屋外の4隅には必要です。

7 売上アップに貢献できる会社

24_大手出版社からのDM出版本はありますか?

DMに関する商業出版をして、重版を重ねている会社は魅力的です。
DMの分野で出版できる実力が認められている証拠になります。

25_専門家によるDM無料アドバイスは可能ですか?

DMで反応率を上げることはとても大変です。
成功したDMを同じ業界、同じ規模の会社に発送しても反応率が
大きく変わることが普通に起こります。

理由は
・客層
・DM発送会社のキャラクター
・社長の年齢
・社風
・得意分野
・目的
等いろいろな要素がかみ合って会社ができているためです。
これらの複雑な内容を考えテストしなければ本当のことが分かりません。

反応率の良いDMも時代とともに変化しています。
昔の成功事例が今は通用しないこともよくあります。
DMテスト経験が豊富で、DMテストを継続しているDM発送代行会社は最適です。

26_ 10社以上のコンサル会社と協力してのDMテスト経験はありますか?

DM発送代行会社で多数の経営コンサルタント会社と協力しDMテストしている会社があります。
多くのテストデータを獲得することでアドバイスがより的確になります。
一番確実なアドバイスは理論ではなく現場の豊富な実例です。

DMを出す目的は最終的には利益を上げることになるはずです。
そのために、わずかなアドバイスで、大きな成果をあげることも少なくありません。

例えば「印刷する紙の色は・・・」「封入順は・・・・・」「封筒の大きさは・・・」など
作業に入るとどんどん疑問が出てきます。
多くの疑問や問題は、お客さんへの反応率や売り上げにかかわってきます。

実際の現場での生のデータをたくさん持っているDM発送会社と付き合うことが
売り上げをUPするコツです。

以上がDM発送代行業者比較チェック方法になります。
価格も重要ですが価格以外の部分にも目を向けてご判断ください。


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