DM発送の料金表に載っていない5つのこと
DM発送を外部に依頼するとき、最初に見るのは料金表だと思います。
ただ、料金表の数字だけで決めると、発注したあとで想定していなかった費用や手戻りが出ることがあります。
このページでは、見積書の金額には現れにくい5つの点をまとめました。
それぞれに、発注先へ聞くための質問を添えています。当社にお聞きいただいても、他社にお聞きいただいても構いません。
１ 単価の外に、費用が発生しませんか
DM発送代行の料金は、1通いくらから、という形で表示されるのが一般的です。
この「から」は最低価格を示しています。実際の金額は、通数、仕様、宛先の地域によって変わります。ここまでは、どの会社もほぼ同じです。
注意していただきたいのは、1通あたりの単価とは別に発生する費用です。
これは隠されているわけではありません。料金表の下の注記に、きちんと書かれています。
ただ、単価の表を見て金額を判断した段階では、目に入らないことが多いというだけです。
実際に、公開されている料金表ページの注記に次のような記載がある会社があります。
- 郵便局や指定の場所へ持ち込むためのトラック代が別途必要
- 総重量1トン以下の場合 5,000円（税別）から
- 総重量1トン以上の場合 23,000円（税別）から
- 信書だと発覚した場合、郵便局に受け取ってもらえず、引き取りに行くトラック代を請求する
- 配達エリアが限定されており、エリア外は別の便になる
- 宛先が府内か府外かで送料が変わる
1通あたり数十円の世界で、5,000円から23,000円の追加は小さくありません。
5,000通のDMであれば、1通あたり1円に相当します。
通数が同じでも、封入物が厚く総重量が1トンを超えると、金額が跳ね上がる仕組みです。
単価を1円削る努力が、そこで消えてしまう規模です。
発注先に聞く質問
- 「お見積りの金額以外に、後から発生する費用はありますか」
- 「トラックでの持ち込み費用は、見積もりに含まれていますか」
当社の場合
持ち込みにかかる費用は、お見積りの金額に含めています。
特殊な仕様で追加の費用が必要になる場合は、お見積書に明記します。お見積り後にご請求することはありません。
２ 信書のチェックをしてもらえますか
DMの中身が信書に当たる場合、ゆうメールやメール便では送れません。
信書とは、特定の受取人に対して差出人の意思を表示する文書です。請求書や納品書のほか、案内状も書き方によっては該当します。
問題は、気づくタイミングです。
郵便局に持ち込んだあとで信書と判明すると、受け取ってもらえません。
公開されている料金表ページの注記に、そのDMは郵便局に受け取ってもらえず、引き取りに行くトラック代を請求する旨を記載している会社が実在します。
このとき、3つのことが同時に起こります。
- DMが出せない
- 引き取りの費用が請求される
- 発送予定日に間に合わない
印刷してからでは間に合いません。印刷する前に確認する必要があります。
近年、信書の確認は以前より厳しくなっています。以前は通っていたものが、いまは止まることがあります。
発注先に聞く質問
- 「印刷前に、信書に当たるかどうかを見ていただけますか」
- 「信書と判明した場合、費用はどちらの負担になりますか」
- 「判断が微妙な場合、どのように確認されますか」
当社の場合
創業以来、信書による差戻しは一度も発生していません。
理由は単純です。すべての原稿を印刷前に確認しているためです。
判断が微妙なものは、当社で決めずに郵便局に問い合わせて確認しています。とくに小冊子のように、複数の要素が入っているものは判断が難しく、確認に手間がかかります。
この確認には、当社側でそれなりのコストがかかっています。それでも続けているのは、差し戻された場合にお客様が負う損失のほうが大きいためです。
この確認に費用はいただいていません。
３ 自社の発送分だけの証明が出ますか
料金を支払ったが、本当に発送されたのか。初めてご依頼される方から、よくいただくご質問です。
証明になるのが差出表です。発送代行会社が日本郵便に納品したときに受け取る書類で、次の3つが記載されます。
- 大きさ・重さ・個数
- 差し出した日本郵便局名
- 処理日
ここで、知っておいていただきたいことがあります。
DM発送の単価を下げる方法のひとつに、複数の依頼主の発送物をまとめて差し出す、というやり方があります。まとめることで最低発送数に達し、地域別にまとめることで単価が下がります。
ただし、まとめて差し出すと、差出表に記載されるのは合計の個数です。どの依頼主の分が何通だったのかは、その書類からは分かりません。
安さと、自社分だけの証明。この2つは両立しにくい関係にあります。
発注先に聞く質問
- 「弊社の発送分だけの差出表を、郵便局の受領印付きでいただけますか」
- 「他社の発送物と一緒にまとめて差し出しますか」
当社の場合
郵便局の受領印が押された差出表のコピーを、メール添付で無料でお送りしています。
４ 発送日は、自社の都合で決まりますか
まとめて差し出す方式では、他の依頼主の準備が整うのを待つ場合があります。
キャンペーンの開始日や、イベントの案内など、日付が決まっているDMでは、これが問題になります。
発注先に聞く質問
- 「指定した日に、必ず差し出していただけますか」
- 「発送が遅れる可能性があるのは、どういう場合ですか」
当社の場合
お見積書に記載した日に出荷しています。
遅れる可能性があるのは、原稿の内容変更があった場合と、資材の不備など予期しないトラブルが起きた場合です。その場合も、判明した時点でご連絡し、あらためて日程をご相談します。
５ 宛名データは、どう消されますか
顧客リストを外部に渡すことに、不安を感じない担当者はいないと思います。
確認していただきたいのは、削除されたことを証明できるかどうかです。削除しましたという口頭の説明と、証明が出ることは違います。
発注先に聞く質問
- 「発送後、宛名データの削除証明をいただけますか」
- 「どの基準で削除しますか」
当社の場合
米国国家安全保障局（NSA）推奨基準で削除しています。各クラスタに乱数を2回書き込んだあと、0（ゼロ）で1回上書きする方式です。
削除完了画面をメール添付でお送りしています。
初回のご依頼で、無料で付くもの
ここまでの5つには、すべて答えが用意されています。
初回のご依頼では、6つのサービスが無料で付きます。
発送証明、宛名データの削除証明、印刷前の信書チェックなどです。
内容は下記のページにまとめています。
6つとも、起きてしまってからでは取り返しがつかないものです。だから初回から無料で付けています。
とくに6番目の専任担当者制については、当社に営業社員がいないことと関係しています。受注のたびに担当が変わると、前回の経緯を毎回説明していただくことになります。それを避けるための体制です。
最後に
このページは、当社にご依頼いただくためだけに作ったものではありません。
どちらに依頼される場合でも、上の質問をしていただければ、後から困ることが減ります。
ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。お見積りは営業時間内3時間以内にご返信しています。
