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ミス防止の仕組み

DM発送代行会社・運送会社にミスの原因がある場合はどうなるのか?

ほとんどのDM発送代行会社では最大限の保証としてお支払金額までです。
お客様がたとえDM発送代金以上に損害を被っても、最大の保証金額はお支払金額が上限になります。
これは当社でも同じです。

ミスや遅れが出た場合にはDM発送金額では賄いきれない場合もすくなくありません。

そのためミスが少ないDM発送代行会社を選ぶことが重要です。
DM発送代行会社ではミスのチェック項目を多く行っても料金にプラスすることはできません。
ミスを厳重にチェックすればするほどコストがかかります。
そのためどのようにミスをチェックするかは各DM発送代行専門店のノウハウになります。


メディアボックスのチェック表

当社ではミスが発生する場面でのチェックを行うことでミスをなくしています。
お客様に迷惑をかけないためにも常にチェック表の改善を行い続けています。


お客様から送られてくる封入物のチェック

入庫管理表

お客様から送られてくる印刷物は入荷時点で、お札を数える機械と同じ原理の計数器を使って正確に数を数えます(計数機で数えられないものもあります)。
枚数が足りない場合などはすぐにお客様に連絡しています。
このチェックにより発送納期の遅れを最小限にできます。


印刷原稿チェック

FAXで原稿コピーを送っていただきレイアウト等のずれがないかチェックします。
印刷原稿は完成型で入稿することが条件ですので当社で行うチェックは無料サービスになります。
そのため当社での見落とし等がある場合でも一切の保証はできません。


内職さんと封入物授受チェック

部材チェック表

内職さんに封入物を渡す時、内職さんから封入完了物が届けられる時、メディアボックスで封入物をチェックしています。
具体的には封入残部、その他の状況を聞きチェックを行います。
内職さんは封入物のチェックを受け、サインしてもらいます。
受け取った封入済み発送物の数を2人で2重チェックします。


宛名データチェック

宛名データは個人情報に関わりますので当社にて変更を行うことは基本行いません。
ただしデータを見て明らかに間違いが発見された場合にはお客様に連絡を行い指示を仰ぐ場合があります。


宛名データラベルチェック

宛名ラベル確認表

宛名印刷を行ったラベルシートを1シートごとにチェックします。
宛名データラベル印刷後の抜け漏れを1シートごとにチェックします。


発送授受チェック

メール便発送授受簿

運送会社に封入完了物を引き渡す時にメディアボックス独自の受け渡し確認を行います。
お客様に発送確認書を発送当日に送る際の確認にも利用されます。


宛名データの削除チェック

お客様の大切は宛名情報は発送完了後7日目に削除を行いチェック確認します。
削除方法は米国国家安全保障局で推奨されている消去方式(各クラスタに乱数を2回書き込んだ後に、0(ゼロ)で1回上書き)で完全削除します。

ヤマト受注表

残部チェック

部材残部確認表

封入完了後にお客様からお送り頂いた封入物および当社印刷の封入残部のチェックを行いラックに保存します。
お客様の指示により、当社で廃棄、封入完了後すぐに返却(有料)、お客様指定の廃棄方法(有料)、返却発送物が揃ってからの同時返却などから選んでいただけます。


返品チェック

持ち戻り品確認表

DM発送完了後、運送会社が配達先不明等の理由により持ち戻った発送物がメディアボックスに持ち戻られます。
2週間から1か月でほとんどの持ち戻り発送物が当社に届きます。
持ち戻り品はその後の発送先の選択や追跡調査などの資料になりますので、当社にて大切に管理してお返しします。


以上の他にも秘密保持などの理由によいお見せできないものもありますが、チェックを特に厳しく行うことがDM発送代行での最善の方法と考えております。


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