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DM(ダイレクトメール)を安く送る方法

質問

私は東京で個人の花屋をしているものです。
イベントや記念日にA4サイズのDMを送りたいと思っています。
発送枚数は数十枚~数百枚になると思うのですが、
郵便局や佐川急便、クロネコヤマトなどどういった方法が
1番安く送れるのでしょうか?
また値段交渉など可能でしょうか?

回答

鋭い質問を頂きありがとうございます。
お答えしにくい部分なのですが、あえて誤解を恐れず話します。
ただし、これは私の私見であり、絶対的なものではありませんので、ご了承ください。

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※当社でDM発送代行をプランニングする際は、もちろん以下ノウハウを駆使してお見積しています。
お見積だけでもどうぞお気軽にご依頼ください(無理な売り込みはいたしません)。

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まず、DM(ダイレクトメール)を発送する場合には、
ヤマト運輸のクロネコDM便(旧メール便)、
佐川急便の郵メール便、
郵便の3社のどれかを使います。
この3社の特徴は下記になります。


1. 運送会社を比較する

● クロネコDM便(旧メール便)

年間を通じ到着日数が一番早く正確に到着するようです。
DM発送代行業者を使うと「ひもつけ」
という作業を行うことができます。
「ひもつけ」を行うとメール便の到着経路、
状態がお客様から確認できます。
「ひもつけ」ができない業者もありますので
見積もり時に確認ください。
また「ひもつけ」ができるのは3社の中でクロネコDM便だけです。
注意としては「宛名ラベル」を御社より支給される場合は「ひもつけ」
はできません。
返却率は3社の中で一番高く、表札に名前がない場合は返却されています。

※クロネコDM便とゆうメール便の返品率はゆうメール便が少ないのですが、成約率はクロネコDM便の方が良いというデータが少なくありあせん、
理由は想像するしかありませんが、コンサルタントも注目しています。(2019年6月現在)

● 佐川急便の郵メール便

DMを差し出すのは佐川急便ですが、配達は郵便局が行います。
届け先が転居されている場合でも、届けが出されていれば
1年間は転送してもらえます。
表札に名前がない場合でも投函してもらえることが
多いように感じます。
メール便の返却率はヤマトより少なくなります。
確実に配達されたかの確認はできません。

● 郵便局

郵便局が全て行います。
料金はA4を折らずに入る封筒で送ると、
発送物の重さにより120円・140円・・・と高くなっていきます。
発送数が多くなると料金の優遇処置受けられますが、
手続きが必要になります。
長3封筒や洋形4号封筒(どちらもA4サイズの3つ折にして
封入するサイズ)で送る場合には選択肢に入ります。


2. 発送数別に会社を選びましょう。

● 300件未満(自社でもOK)

自社で印刷、封入、封閉じ、宛名ラベル作成、
発送などが行えるおおよその限度だと考えます。
印刷を自社で行う場合には注意が必要です。
通常のインクジェットプリンターなどで大量の印刷を行うと
思った以上のコストが掛かります。
またプリンターの耐久性も考慮する必要が有ります。

● 300件から3万件(封入機械などを持たない手作業のDM発送代行会社)

この件数は設備投資や人件費がかからない、
手作業で内職さんが行うDM発送代行会社をお勧めします。
ただし、下請け作業がない会社で、お客さんと
直接取引のみを行う会社がベターです。
熟練した内職さんが多数いる会社では3万件ぐらいは普通にこなします。
弊社はこれに当たります。

● 3万件以上

3万件以上になると封入期間やコストの面で封入機械を持ち、
社員やパートさんが作業を行う会社がベターになってきます。
もちろん10万件、100万件という数もこなします。
その他にも注意点などもありますので
下記ページも参考にしてください。


3. DMサイズを考える

● 官製はがき

官製はがきを送る場合は郵便局を使用します。
クロネコDM便ではサイズ規定外のため送れません。

● 長3封筒・洋形4号封筒を使う場合

A4サイズの紙を3つ折りにして入れる封筒を使用する場合は
発送方法が、ヤマトDM便、佐川ゆうメール便、郵便局が考えられます。
ここで考えることはA4サイズを三つ折にする作業が
必要になるということです。
3つ折りにする作業にはコストがかかります。
3つ折りにせずA4サイズの状態で封筒に入れ発送する方法も考えられます。
ヤマトDM便はDM発送業者を使うと安く送ることができますので、
3折作業の作業代金との比較が必要です。

● 角2封筒・A4封筒(透明封筒など)を使う場合

郵便局の特別な割引を使い大きな値引きが期待できる時以外は
ヤマトDM便、佐川のゆうメール便になります。
小冊子やカタログ、DVD、サンプル品などを同梱するときには
封筒の厚さ2cmまでをクリアーする必要が有ります。
2014年4月1日よりヤマト運輸がDM便以外に厚さ2.5cm以下の
ポスト投函発送物を取扱います。
料金はヤマト運輸との取引会社により値段が変わります。
取り扱いのできるDM発送代行会社がありますので検討ください。

● A4サイズハガキ

封筒に入れるA4紙が1枚ないしは3枚までの場合には、
A4サイズのハガキを考えて見て下さい。
A4ハガキはA4サイズの厚紙に直接DM内容を印刷し
宛名ラベルを貼り発送します。
イメージ的には官製はがきのA4サイズ版と考えます。
A4ハガキには封筒に入れて発送するDMに比べて
いくつかのメリットが有ります。

・開封作業がいらないので開封率100%
・封筒に入れる作業がないのでコストダウン
・A4ハガキは保管が簡単
・ファーストステップのDMに適している
・紙の材質を選べば返信はがきやFAX返信部分を追加できる

それぞれに特徴があり、自社の特徴に合わせて各媒体をテストすることをお勧めします。また当社でもアドバイスしています。



4. 封筒を考える


紙封筒か透明封筒か

DMを発送するときに封筒の材質をどのように選ぶかで
コストが変わります。
大きく分けて素材は「紙」と「ビニール(透明封筒)」に分かれます。

●封筒自体の値段

紙封筒を使う場合には価格が透明封筒に比べて高くなります。

●印刷の必要性

紙封筒の場合は必ず封筒印刷(最低会社名等)が必要になります。

●テストDMを行うとき

テストDMを行うときにはキャッチコピーを封筒に印刷し
開封率をテストします。
そのため封筒印刷の種類を変える必要があります。
印刷が2種類、3種類、4種類・・・となるため割高になります。
また繰り返しのテストが続きますので継続的に割高になります。

●透明封筒の場合は中に入れる紙を変更することで
 外から中身が見えるので封筒印刷の代わりになります。


封筒の大きさを考える

封筒の大きさはDM発送料金に影響してきます。

DMを発送するときによく使う紙封筒サイズは
・角2サイズ(240 × 332 ミリ)
  A4用紙がおらずに入り、厚みのあるA4サイズも入る。
・長3サイズ(120 × 235 ミリ)
  封便料金80円で発送できる最大サイズ
・長4サイズ(90 × 205 ミリ)
  フタを折らずに長3サイズの封筒に入り、
  返信用封筒としてよく使われる。

比較しなければいけないことは
・サイズによる運送会社の発送料金(ヤマト、佐川、郵便)
・封入物の折作業料金

サイズによる発送基本料金はA4サイズまでであれば
・ヤマトのクロネコDM便(旧メール便)厚さ2cm以内、
 重量1kg以下で上限164円
・佐川ゆうメール便の基本料金200g以内113円

郵便局はA4サイズの発送物は通常50gまでで120円、
100g以内140円になります。
長3封筒であれば25g以内80円、50g以内92円で発送できます。

ただし実際の発送料金はDM発送会社を使うと
上記料金より安く発送できます。

そして忘れがちになることがあります。
それは折作業が必要になるかどうかを考える必要があります。
具体的には
・長3封筒はA4用紙を三つ折にする作業が必要になり、別途料金が必要になります。
・角2封筒(A4透明封筒)はA4用紙を折らずにそのまま封入できます。

ヤマトのクロネコDM便や佐川急便のゆうメール便は
A4サイズまで料金が変わらないので、
折作業が必要ない封筒の大きさで考えた場合は
A4透明封筒か角2紙封筒使用が安くなります。

糊付き封筒か糊なし封筒か

また封閉じを行う場合に封筒にテープ糊がついて居る場合と
糊付け作業が必要な場合では料金が変わります。
透明封筒の場合には通常糊のついた状態で販売されていますが、
紙封筒の場合は糊テープ付き封筒の値段が高くなります。

封筒まとめ

封筒は封筒単価が安く封筒印刷が必要無い点でA4透明封筒がお得です。
A4(角2)サイズ封筒とA4用紙を3つ折にして封入する長3封筒のクロネコDM便 発送料金は同額です。 折作業料金が必要ないA4(角2)サイズ封筒で発送する方が折作業料金分、お得になります。
DM発送代行会社に外注するとクロネコDM便・佐川ゆうメール便の料金が 大きく下がるのでA4サイズの透明封筒を使うことが
コスト的には通常一番お得になります。


5. DM発送担当者の人件費

実際にDM発送を行うとわかりますが、DM発送に関わる時間がかなり大きいことに気づくと思います。
DM発送担当者の時間を極力減らすことが、DM発送コストを下げることになります。
特に1万通以内の発送に関しては要注意です。

通常DM発送担当者は通常の業務をこなし、他にDM発送業務を依頼されるパターンが通常です。
DM発送担当者は以下の3つの社内ポジションに分かれ、DM発送コストが変わってきます。

社員が担当する

通常業務とは別にDM発送業務を担当するパターンです。
初めて、DM発送業者を使う場合は分からないことも多く時間がとられます。
また、思いもよらぬトラブルに見舞われることもあります。

DM発送担当者の部下や同僚にもDM発送の仕事が割り振られることもあり、思わぬコストがかかっています。

DM発送業者に依頼するのが初めてのため、分からないことが発生したり、変更事項が出た場合には、すぐにDM業者と連絡を取る必要に迫られます。

例えば、上司やDM作成者より変更や差し替え、中止の指示が出るときには、自社の進捗状況が分かっている専任担当者とすぐに連絡がつかないと、納期が延びるたり、トラブル発展することもあります。

自社を担当するDM発送業者の担当が営業社員であると、問題になることがあります。
営業社員が商談中や会議の場合にはすぐに連絡が取れないなどという場合です。

営業社員ではない自社の進捗状況を把握している専任担当者がついてくれることで実は大きなDM発送コスト削減になっています。

また2回目以降のDM発送時には初回と同じ専任担当者がついていると、驚くほど時間がとられず安心して進行できます。


社長が担当する

良くできる社長さんの場合、社長自らがDMの陣頭指揮をとり、DM発送代行依頼も行うことがあります。
もちろんですが、社長の時給は高くなります。

社長自らが対応することにより、迅速な決断がこなせ、トラブルも未然に防げることも多くあります。
しかし、社長さんにしかできない仕事に集中してもらうためにも、極力DM発送業者に任せできる状況ができるようなDM発送代行業者を選べると大きなコスト削減になります。

そのためには、DM発送の全工程に直接指示が出せる専任担当者が必要になります。
社内で営業と作業現場の対立があると、変更があるときに聞き入れてもらえる可能性が低くなります。
作業現場と密に連絡がとれ、融通できる専任担当者は、重要な存在になります。

中間業者が担当(広告代理店、コンサルタント)

広告代理店やコンサルタントがDM発送業務まで請け負うことがあります。
この場合は専門家のためDMに関するトラブルはほとんどありませんが、お客様よりの変更に追われることがあります。

そのため、お客様とDM発送業者が或る程度繋がりを持てることにより、時間的コストや融通が利くことで、損失を被らずに済むことがあります。

DM発送コストだけでなく、DM発送代行に関わる人の人件費や未然に防げるトラブルやトラブル処理のコストは大きな金額になります。

6. 自社での宛名ラベル作成は要注意

通常は送り先のデータをDM発送代行会社に送り、宛名ラベルを作成してもらうのが通常のパターンですが、 宛名ラベルを自社で作成してDM発送代行会社に送りたいと考えることがあります。

情報漏洩リスクを減らすため、顧客データを直接DM発送代行会社に渡さず、、 自社で宛名ラベルを作成して、データとして渡さない方法があります。 印刷したものをDM発送代行会社に渡す方が情報漏洩の可能性が少ないと考えられるからです。

また宛名ラベルを自社で作成することで、コストが抑えたいと考える場合の2パターンになります。

宛名ラベルは郵便番号昇順に

DM発送代行業者では、安く運送会社から発送してもらうためには、宛名ラベルの郵便番号を数字と見立てて、 小さいものから大きい順番に並べて(昇順)、決まった郵便番号の範囲内で結束して運送会社に納品する必要があります。

そのため、お客様から届く宛名ラベルの郵便番号が小さいものから大きいものに順番に並んでいないと、並べ替えをする必要があります。
また、お客様が作成した宛名ラベルだけでは発送できないため、ヤマトのバーコードシールを別途貼る必要があります。

状況により下記追加料金がかかる場合があります。
・印刷済み宛名ラベルを納品の場合
・印刷済み宛名ラベルを封筒に貼った状態での納品
・ヤマトバーコードシールを別途貼り料金

ただし、以下の場合は追加料金がかかりません。
・宛名ラベルを郵便番号昇順に正しく並べて印刷したものを渡す場合
・封入済みの封筒に宛名ラベルが貼ってある場合、郵便番号が昇順になるように梱包発送した場合
※DM発送代行会社により料金設定が違いますので見積もりを取って比較してください。
クロネコDM便で宛名ラベル支給の場合は追跡調査ができなくなります。

7. 返品物の処理方法

DMを安く送るときに忘れやすいことに返品物処理があります。
DM発送後、宛先不明や受け取り拒否などにより、発送物が返品されてきます。
返品物の処理は方法により時間と人件費、そして信用に影響します。
返品されたDMをどのように処理するかは以下3通りになります。

● 1 何もしない

返品物処理ができない会社さんは多くあるのが事実です。
理由は誰が返品処理を行うかが問題になります。
通常業務で忙しいスタッフが返品処理も別途行わなければならないのでは大変です。
社内で返品処理をシステム化していない限り難しいのが現状です。

● 2 返品物を自社でデータ化して管理

DM発送代行業者から返品物を送り返してもらい、自社で返品物をデータ化して、処理します。
1通ごとに返品物の宛名ラベルを見て、住所、氏名(会社名)をPCに入力していきます。
これは思いのほか時間とコストがかかります。

● 3 DM発送代行会社でデータ化

DM発送代行会社が返品物をデータ(EXCEL等)する方法
・返品物データ化が無料であると思いのほかコスト削減になります。

返品データを使うと以下の効果があります。
・受け取り拒否の場合、2回目DMでトラブル
・無駄なDMを出さずに済む
・自社データの実態を把握できる

DMを安く送る方法 封筒編

封筒はDMを安く送る方法として重要です
下記ページに別途まとめましたのでご覧ください。
DMを安く送る方法_実践編_封筒


バカ売れDM集客術~実践編集~ CD2枚組   DM集客を成功へ導くノウハウ集


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その他にも注意点などもありますので下記ページも参考にしてください。

「発送代行会社の選び方」


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