DM(ダイレクトメール)を安く送る方法

質問

私は東京で個人の花屋をしているものです。
イベントや記念日にA4サイズのDMを送りたいと思っています。
発送枚数は数十枚~数百枚になると思うのですが、
郵便局や佐川急便、クロネコヤマトなどどういった方法が
1番安く送れるのでしょうか?
また値段交渉など可能でしょうか?

回答

鋭い質問を頂きありがとうございます。
お答えしにくい部分なのですが、あえて誤解を恐れず話します。
ただし、これは私の私見であり、絶対的なものではありませんので、ご了承ください。

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※当社でDM発送代行をプランニングする際は、もちろん以下ノウハウを駆使してお見積しています。
お見積だけでもどうぞお気軽にご依頼ください(無理な売り込みはいたしません)。

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DM発送代行 料金表一覧

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2024年1月31日にクロネコDM便が廃止になりました。
2024年2月1日よりクロネコゆうメールに変更になりました。
実質はヤマト運輸が集荷して郵便局に持込郵便局が配達する仕組みです。
そのため実質上最安でDM発送する方法はゆうメールがお得になります。


1. 運送会社を比較する

DMを安く発送するにはDM発送代行会社の特約ゆうメールを使っての発送が通常は安くなります。

DM発送方法比較
引受運用会社 商品名 配達運送会社 配達日数 ※1 2000通
発送料金
日本郵便 定形外郵便 日本郵便 2~5営業日
広告郵便 2~5営業日
ゆうメール 2~5営業日
ヤマト運輸 クロネコゆうメール 3~6営業日
佐川急便 飛脚ゆうメール便 3~6営業日
※1 土日は営業日に含まない、配達日数は目安で保証はない

料金表はこちら


2. 発送数別に会社を選びましょう。

● 300件未満(自社でもOK)

自社で印刷、封入、封閉じ、宛名ラベル作成、発送などが行えるおおよその限度だと考えます。
印刷を自社で行う場合には注意が必要です。
通常のインクジェットプリンターなどで大量の印刷を行うと思った以上のコストが掛かります。
またプリンターの耐久性も考慮する必要が有ります。
人件費や作業場所を考えた場合は少数でもDM発送代行会社に依頼する方法と比較することをお勧めします。

● 300件から10万件(封入機械などを持たない手作業のDM発送代行会社)

この件数は設備投資や人件費がかからない、手作業で内職さんが行うDM発送代行会社をお勧めします。
ただし、下請け作業がない会社で、お客さんと直接取引のみを行う会社がベターです。
熟練した内職さんが多数いる会社では10万件ぐらいは普通にこなします。
弊社はこれに当たります。

● 10万件以上

10万件以上になると封入期間やコストの面で封入機械を持ち、社員やパートさんが作業を行う会社がベターになってきます。
もちろん10万件、100万件という数もこなします。
その他にも注意点などもありますので
下記ページも参考にしてください。


3. DMサイズを考える

● 官製はがき

官製はがきを送る場合は郵便局を使用します。
クロネコDM便ではサイズ規定外のため送れません。

● 長3封筒・洋形4号封筒を使う場合

A4サイズの紙を3つ折りにして入れる封筒を使用する場合は
発送方法が、ヤマトDM便、佐川飛脚ゆうメール便、郵便局が考えられます。
ここで考えることはA4サイズを三つ折にする作業が必要になるということです。
3つ折りにする作業にはコストがかかります。
3つ折りにする作業代+発送料金とA4サイズのまま発送する場合のコストを比較する必要があります。

● 角2封筒・A4封筒(透明封筒など)を使う場合

郵便局の特別な割引を使い大きな値引きが期待できる時以外は
ゆうメールが一番安くなります。
小冊子やカタログ、DVD、サンプル品などを同梱するときには
封筒の厚さ3cmまでをクリアーする必要があります。
ただし信書に該当するかの判断が必要になりますので、信書確認をしてくれるDM発送代行会社を選ぶことをお勧めします。
※郵便局に持ち込んで信書に該当すると判断された場合は発送が出来なくなります。

● A4サイズハガキ

封筒に入れるA4紙が1枚ないしは3枚までの場合には、A4サイズのハガキを考えてみてください。
A4ハガキはA4サイズの厚紙に直接DM内容を印刷し、宛名ラベルを貼り発送します。
イメージ的には官製はがきのA4サイズ版と考えます。
A4ハガキには封筒に入れて発送するDMに比べていくつかのメリットが有ります。

・開封作業がいらないので開封率100%
・封筒に入れる作業がないのでコストダウン
・A4ハガキは保管が簡単
・ファーストステップのDMに適している
・紙の材質を選べば返信はがきやFAX返信部分を追加できる

それぞれに特徴があり、自社の特徴に合わせて各媒体をテストすることをお勧めします。また当社でもアドバイスしています。



4. 封筒サイズと材質

封筒の大きさはDM発送料金に影響してきます。

DMを発送するときによく使う紙封筒サイズは
・角2サイズ(240 × 332 ミリ)
  A4用紙がおらずに入り、厚みのあるA4サイズも入る。
・長3サイズ(120 × 235 ミリ)
  封便料金80円で発送できる最大サイズ
・長4サイズ(90 × 205 ミリ)
  フタを折らずに長3サイズの封筒に入り、
  返信用封筒としてよく使われる。
・A4透明封筒サイズ(225 × 305ミリ)
  角2封筒よりも若干小さいサイズになります。
  紙封筒に比べ価格が安くなります。
  また封筒に印刷する必要が無いので印刷分も安くなります。

封筒別DM発送料金

メディアボックスでの発送A4透明封筒角2クラフト封筒長3クラフト封筒
縦×横サイズ332mm×240mm332mm×240mm332mm×240mm
A4用紙を入れると折らずに入る折らずに入る三つ折り
折り作業料金
(上質紙1枚封入)
無し無し5円
作業+発送料金
(5000枚発送時)
74円74円74円
封筒代金4.4円10円印刷有5.5円印刷有
糊付け作業03.5円3.5円
合計78.4円87.5円83円
ゆうメール100g以下を利用した場合の料金で比較しています

サイズ別郵便料金

郵便物の種類はがき
(第二種郵便物)
封書・長3サイズ
(定形郵便物)
A4サイズ
(定形外郵便物)
基本郵便料金63円84円120円
サイズ幅 90~107mm幅 90~120mm幅 400~430mm
天地 140~154mm天地 140~235mm天地 280~300mm
重量2~6g
(往復はがき4~12g)
25g以内50g以内

広告郵便割引料金

普通郵便で発送する場合には広告郵便を使うと割引が発生します。
ただし、細かい条件がありますので注意してください。
大量発送が無い場合はDM発送代行会社のゆうメール便が安くなります。

封書・長3サイズ(定形郵便物)広告郵便 割引率

A4サイズ(定形外郵便物)広告郵便 割引率


糊付き封筒か糊無し封筒か

紙封筒の場合、糊付きと糊無しで@4円ぐらいの差があります。
糊無し封筒  :@6.8円税別
テープ付き封筒:@10.8円税別

角2の糊付け作業代はメディアボックスの場合@3.5円税別になります。
0.5円糊無し封筒が安くなります。
DM発送代行会社により糊付け代金が変わりますので確認をしてください。
※封筒印刷が必要な場合は糊無し(テープ無し)封筒になります。

封筒まとめ

・封筒サイズ(長3・角2・A4)
・糊無し・テープ付き
・紙を3つ折りにする作業代
・紙封筒の場合は封筒印刷
・A4透明封筒のA4用紙に印刷ができる
上記の内容を考えた場合にはA4透明封筒が最安になります。


5. DM発送担当者の負担

通常DM発送会社に依頼する場合、通常の業務をこなしながらDM発送代行会社とのやり取りを行うスタッフが必要になります。スタッフの時間がとられないような専任担当者いることでコスト削減になります。
DM発送には想像以上の負担がかかります。
特に初めてDM発送を行う担当者はすぐに連絡がとれ、進捗状態を把握、その場で対応できる専任担当者のいるDM発送代行会社を使うことによりコスト削減になります。


DM発送代行担当者の時系列に行うこと

・DM発送代行会社を探す
・見積を取る
・稟議をして決済を取る
・DM発送代行会社に注文書作成して送る
・DM原稿のチェック
・信書確認をDM発送代行会社に依頼(訂正・添え状追加・郵便に切り替える)
・DM印刷
・DM印刷物をDM発送代行会社に送る手配
・封筒をどれにするか決めて手配あるいは封筒印刷
・発送先の宛名の整理
・宛名データをDM発送代行会社の書式に合わせて送る
・印刷物を指定された場所に送る(印刷会社や自社等複数から送る場合もあり)
・発送物が期日までに届いたかチェック
・印刷物の不足・宛名の差替え・印刷ミスによる差替え他トラブル対応
・発送前に入金
・発送がされたか確認
・封入残部をどうするか決める
・DM返品物の処理(EXCELデータ化)
・反応数・購買数のデータ作成
・次回発送のPDCAを回す
上記内容をDM発送担当者が行うことはかなりの時間とストレスがかかります。


DM発送担当者の負担例

問題点 メディアボックスでの解決策
本来の仕事以外に時間が取られる 増える業務
  • 進め方がわからない
  • 社内からの問い合わせ
  • 変更やトラブル処理
  • 進捗状況がわかる専任担当者が、わからないことにすぐ回答
  • 可能な範囲で不備を見つけてお知らせ
  • 変更やトラブル時の対応も相談可能
失敗すると責任が発生する 責任問題
  • 発送日が遅れる
  • 封入間違い
  • 入金処理トラブル
  • 少しでも損失を防ぐために最善の方法を担当者と相談することが可能
    時には担当者からアドバイス
  • 問題があればすぐに報告
進行状況を聞かれる どこから聞かれる
  • 上司から
  • 他部門から
  • 連携業者から
  • 工程ごとの進捗報告
  • 進捗内容を把握した専任担当者がいる
  • 電話で直ぐ・メールで3時間以内(営業時間内)に回答
変更が発生する 変更例
  • 発送中止
  • 宛名差し替え
  • DM内容物の変更
  • 変更が発生したらすぐに電話して相談ができ、担当者と現場が連携しているので迅速
  • すぐに担当者と電話がつながる
持ち戻り品のデータ化 発送後の処理
  • 封入残部の処理
  • 持ち戻りのEXCEL化
  • 返品物の処理
  • 住所不明などで不達の宛名データを無料EXCEL化
  • 個人情報があるので専属廃棄業者が残部処理
  • 返品物(や残部)の戻しが必要な場合も対応可能

本当の専任担当者とは

・営業時間内であればいつでもすぐにつながる
 (電話が繋がるまでに時間がかかる、電話折り返し、
  担当者不在である場合は問題が起きやすくなります)
・進行状況を把握している
・現場とつながっている(下請けに出していると遅くなる)
・トラブル対応ができる
本当の専任担当者がいるDM発送代行会社を選ぶことで時間と費用の削減ができます。


6. トラブル費用削減

初めてDM発送代行会社を使って発送する場合にはいろいろなトラブルが発生することがあります。
トラブルが起こると多くの費用や時間そして信用が失われます。
・損害額
・対応に費やす時間
・人件費
・信用
しかし初めてDM発送をするときには想定できないトラブルに巻き込まれることがあります。
トラブルには以下のような内容があります。
これらのトラブルは
・未然に防ぐ
・発生時には迅速対応
・トラブル対応提案がある
のできるDM発送代行会社を選んでおくことは大きな保険になります。

問題点 メディアボックスでの解決策
宛名データ
  • 不要な宛名データ削除が必要
  • 宛名と住所の行ずれ・文字化け
  • 部署名が長すぎて収まらない
専任担当者にすぐに電話してください。
ラベル作成前にすぐに対応が必要になります。
作成後でも対応策を提案します。
進捗状況が
わからない
  • 送った封入物が届いているか
  • トラブルなく進んでいるか
  • 発送日に発送されているのか
お客様から宛名データや荷物が届くなど、何かが進行する時点でメール連絡します。
また封入部材の破損や部数不足等も速やかに連絡します。
発送中止
  • 個人情報の問題が判明
  • 自然災害
  • 封入物のミス
  • 上層部からの中止命令
発送中止は進捗状態により対応が変わります。
速やかに状況確認をしてベストな対応を提案します。
封入内容変更
  • 封入物の内容間違い・印刷ミス
  • 封入順の間違い
  • 電話番号の間違い
  • 信書に該当する
封入前なら無料で変更できます。
既に封入済みの場合は開封して封入物を取り出し、新しい封筒に再封入を行います。
住所不明等による返品物処理持ち戻り品のデータ化
  • 返品物を処理する時間がない
  • 返品物データ化ができない
  • 返品物の送料問題
持ち戻り品は当社にて基本無料でEXCELデータ化します。
返品物の現物は専門廃棄業者で廃棄します。

7. ゆうメール発送条件をクリアする

2024年1月31日クロネコDM便が廃止になり、実際に全国配達を行うメール便会社は日本郵便だけになりました。
料金の面でもDM発送代行会社が取り扱う特約ゆうメールが最安になります。

しかし問題もあります。
クロネコDM便でだしていた会社がゆうメールで発送できない場合があります。
クロネコDM便とゆうメールでは差出要件が変わるためです。
信書に該当すると発送できませんので信書チェックをしてもらえるDM発送代行会社を選ぶことをお勧めします。
メディアボックスでは信書チェックと対策を提案しています。

もしゆうメールで発送できない場合
・定形郵便・定形外郵便発送(料金は約2倍)
・信書に該当する部分を修正し、再印刷して発送

ゆうメール注意点


8. 返品物の処理方法

DMを安く送るときに忘れやすいことに返品物処理があります。
DM発送後、宛先不明や受け取り拒否などにより、発送物が返品されてきます。
返品物の処理は方法により時間と人件費、そして信用に影響します。
返品されたDMをどのように処理するかは以下3通りになります。


● 1 何もしない

返品物処理ができない会社さんは多くあるのが事実です。
理由は誰が返品処理を行うかが問題になります。
通常業務で忙しいスタッフが返品処理も別途行わなければならないのでは大変です。
社内で返品処理をシステム化していない限り難しいのが現状です。

● 2 返品物を自社でデータ化して管理

DM発送代行業者から返品物を送り返してもらい、自社で返品物をデータ化して、処理します。
1通ごとに返品物の宛名ラベルを見て、住所、氏名(会社名)をPCに入力していきます。
これは思いのほか時間とコストがかかります。

● 3 DM発送代行会社でデータ化

DM発送代行会社が返品物をデータ(EXCEL等)する方法
・返品物データ化が無料であると思いのほかコスト削減になります。

返品データを使うと以下の効果があります。
・受け取り拒否の場合、2回目DMでトラブル
・無駄なDMを出さずに済む
・自社データの実態を把握できる


9. まとめ

DMを安く送る方法として
・発送は特約ゆうメールが
 (信書確認・非信書化に対応できることが条件)
・折り作業料金を考慮するとA4サイズが安くなる
 (封入点数が増えるほどA4サイズをおらずに入る封筒が安い)
・封筒はA4透明封筒が安くなる
・本物のDM発送担当者
・ミスやフォローができる
・住所不明の持ち戻りを無料EXCELデータ化

メディアボックス(DM発送代行センター)では特約ゆうメールを使い、信書確認・非信書化に対応できます。
本物のDM発送担当者が見積受付から発送まで対応しています。

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当社に寄せられた2006年9月からのお客さんの声819件(自筆)と 当社DM発送担当者様が直接お客様との会話中に感じた疑問やお悩みを基に作成しました。 チェックリスト方法をまとめました。
・DM発送会社を比較
・稟議資料
・DM作成プロジェクトの資料
等ご自由に使用ください。

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その他にも注意点などもありますので下記ページも参考にしてください。

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