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DM発送担当者様の現状と弊社の対応

このページでは「DM発送担当者様の現状」と「当社の対応」をご理解いただければと思い作成しました。どうぞDM発送代行にお役立て下さい。

DM発送担当者様は、他の業務と兼務されている場合がほとんど

弊社のお客さんとの会話でよく聞くことが有ります。
そして分かったことがあります。
それは、「ご依頼頂くほとんどのDM発送担当者様が、DM作成やニュースレター作成『だけ』を行っているわけではない」ということです。
ましてやDM発送代行『だけ』の担当を行っている、という方は聞いたことがありません。
弊社にご依頼いただく担当者様は、「DM発送の仕事が通常業務に追加される形」になっています。
つまり、ただでさえお忙しい仕事にプラスして、DM発送業務が加わる事になります。
これはDM発送担当者様にとって大きな負担です。
そして、万が一、DM発送で失敗でもすると責任が追及される、というつらい立場に立たされることになります。


DM発送担当者様がDM発送代行会社に望むこと?

弊社では、そんな担当者様に、どのようなことをDM発送代行会社に期待するかお聞きしました。
そのお答えは主に以下のようなものでした。

  1. 安く(稟議が通るくらいの最低価格に近い価格)
  2. 確実に(確実に発送日に発送できるのか?封入ミスはないか?全部発送できたか?)
  3. 安心して(現状どこまで作業が進んでいるのか?倒産はしないか?)
  4. 時間をとられない(電話をたらい回しにされないか?同じことを何度も言わなくてよいか?回答はその場でもらえるのか?)
  5. 全てお任せ(印刷も任せられるか、封筒の準備はしてもらえるか、DMに関して適切な回答がもらえるか?)
  6. DMに関しての質問(DM封入順序、どこを修正したらよいか?、効果が出るDMは?、困ったとき相談できるか?)

メディアボックスの行ったこと(弊社の対応方針)

上記の6つのお客様の要望をお聞きして、弊社では以下の対策を立てました。


1. 安く

DM発送代行専門業者であれば、「運送会社との取引運賃」の業者間での違いは、ほとんどありません。
しかし「人件費」と「設備投資」で大きく差が出ます。

一般的なBtoBの形態では、営業がお客様を訪問して仕事を受注するのが基本です。
ですが、DM発送代行の手順は単純です。
何回も打ち合わせに訪問せず、電話とメールのリアルタイムな対応ですべて完了できます。
そのため、メディアボックスでは営業社員がいません。
これにより、まず「確実な発送」に悪影響が出ない部分で、人件費を大きく削減しています。

次に、弊社では高価な機械を入れていません。
そのため何万部もの大量発送を短時間で行うことはできませんが、減価償却費がいらないため価格を下げることができます。
また、減価償却のために無理な受注を受ける必要もなく、現場の混乱を防ぐことができます。
大量発送を短時間ではできなくても、5万部までの部数に特化して、無理無くスピーディーに作業できる仕組みを整えています。


2. 確実に

メディアボックスでは無理な受注を行いません。
発送が間に合わないと分かっていながら仕事を受けることは絶対に行いません。
そのため発送時期の遅延がなく、お客様とお約束した日程で、当然のこととして予定どおり発送できます。

お客様から届いた印刷物は全て枚数を計数器(お札を数える機械と同じ仕組み)で数え、作業担当者に渡す数を正確に合わせてから渡します。
そして作業担当者から帰ってきた封入完了物は、封入物の余りや問題がないことを確認しチェックします。
1案件に対してチェックは2名のスタッフが担当する、ダブルチェック体制です。
また、本当に全部のDMを発送したのかを確認できるように、運送会社に渡すときの納品伝票をコピーしてお客様にお渡しします。
納品伝票には「引渡し日」「数量」が記載されていますので、DM発送内容が確実に把握いただけます。


3. 安心して

荷物到着・印刷・宛名ラベル作成・封入作業など、仕事の進み具合は、
当社から都度、お客様にメールでお知らせします。

「進行状況がよく分かり安心」と、お客様からもお喜びいただいています。

また、長くお付き合いするパートナーとして、お客様に一番迷惑をおかけするのは、
DM発送代行会社の「倒産」です。

大きな倒産原因の一つは、お客様から料金をいただけない場合です。
対策として当社では、一部上場会社を含め全てのお客様から、
発送前に全額前金で入金いただいています。

また、自社ビルや高価な固定資産の保有も、大きな負債を抱えることになります。
経営が順調なときには問題ありませんが、不景気など外的要因や自社内の内的要因が
発生した場合には、倒産の可能性は大きくなります。
そのため、当社では自社ビルや高額の設備投資を行わない方針です。

その他に倒産理由としてDM発送代行業者に多い下請け体質が有ります。
大口取引先の倒産により連鎖倒産することもあります。
メディアボックスではお客様との直接取引が殆どになり、
DM発送代行業者の下請け作業は一切行っていません。

当社では、お客様にご心配をおかけしないように、決算内容を下記で確認できるようにしてあります。
・帝国データバンク企業コード401570189
・東京商工リサーチ企業コード401418880
もちろんプライバシーマークも2007年1月に取得しています。


4. 時間をとられない

DM発送担当者様は本業がありお忙しいので、できればDM発送には時間を掛けたくないと思われています。
それは当然のことと思います。
そこで、当社では各会社様に専任担当者をお付けします。
電話をたらい回しにされたり、同じことを何度も言わなければならない、ということはありません。
また、万が一専任担当者が休みの時でも、お客様との経過内容は瞬時に分かるようにしてあります。
「受注内容」「経過」「メール内容」「電話連絡内容」が社内で共有されるようにシステム化されているからです。
もちろん内容を見ることができるのは個人情報に関する教育を受け、個人情報保護の誓約書にサインしているスタッフだけです。


5. 全てお任せ

DM発送担当者様はお忙しい方が多いので、「全て丸ごとお任せしたい」とのご要望にもお応えできるよう、当社では格安印刷はもちろん、封筒も格安に販売しています。
そのため、お客様にご用意していただくものは
・封入物、あるいは封入物の印刷原稿
・宛名データ
・封入順序のご指示(ご相談も承ります)
のみ。
後の作業は全てメディアボックスにお任せ頂けます。
その他の細かいこともご相談頂ければ積極的に対応させて頂いています。


6. DMに関しての質問

当社のお客様は、ほとんどがダイレクトメールやニュースレターを自社内で作成されています。
自社作成の販促物は、外注に比べて現場感覚による具体的なコンテンツを作成しやすく、また想いもこめられるので、大きな反応をとるのに有利です。
その反面、作成に関して悩みを抱えることもあります。
そのようなときはメディアボックスにご相談いただいています。
当社代表の豊田は、「バカ売れDM集客術(中経出版)」という著書も持つ、売上を上げるダイレクトメールの専門家です。
手前味噌になりますが、豊田がアドバイスを行う相手は、コンサルタントさんや広告代理店といったプロの方々も多数含まれています。
いざ判断に迷ったときにはどうぞお尋ねください。
豊富な実経験がきっとお役にたつと思います。

これからもお忙しい担当者さんに安心して手間無くお任せいただける会社で有り続けるように、スタッフ一同心がけていきます。

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