DMの発送を外注する基本　自社発送との比較と業者を選ぶチェックポイント

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DM発送代行は、発送の実務を専門の業者に任せるサービス

DM発送代行は、発送や返品物のデータ化などの実務を専門の業者に任せ、社内の人件費や手間、トータルのコストを抑えられるサービスです。任せる作業は、封入・封かん、宛名の印字、仕分け、発送などです。社内スタッフが普段の業務と並行してDMの実務を行うのは、時間的にも作業的にも大きな負担です。

目安として300通を超えたら、外注が向いている

発送件数が目安として300通を超えたら、代行業者への外注が向いています。見極めの基準は、主に発送件数と、人件費や場所といったリソースです。目安として300通未満なら、印刷から封入、封かん、宛名ラベルの貼付まで自社で行えます。ただし、オフィス用のインクジェットプリンターで印刷すると、インク代などの消耗品コストが予想以上に高くなり、プリンターを傷める原因にもなり得ます。目安として300通を超えると、郵便番号ごとの「区分け結束」や、宛名ラベルと追跡バーコードを紐づける作業は手作業では限界があり、代行業者なら仕分けや宛名の印字、複雑な封入作業も効率的に完了できます。

代行を使うと、運賃と作業の効率化で安く収まる

代行を使うと、大口契約の運賃、作業の効率化、代行会社側のコストカットにより、自社発送より安く収まるのが一般的です。2024年1月31日にヤマト運輸のクロネコDM便が廃止され、現在、全国に安価に送る主流の方法は日本郵便の特約ゆうメールです。代行業者が日本郵便と結んでいる割引契約のため、代行業者を経由すると、自社単独では不可能な最低料金に近い運賃で発送できます。作業も専用の封入機械で高速に行い、機械で対応できない封入順の変更やサンプルの同梱は、熟練の内職スタッフや福祉施設等との提携で人件費を抑えています。当社の場合は、営業社員を置かない、自社ビルを持たない、完全前金制で貸し倒れ引当金を上乗せしない、といったコストカットの分を発送料金に還元しています。

業者は6つの形態に分かれ、専門業者は少ない

DM発送代行の業者は6つの形態に分かれ、検索1ページ目の10位以内でも専門業者は3社程度（2026年6月調べ）で、多くは本業が異なり、発送実務を下請けへ丸投げする「中抜き構造」です。

形態1　DM発送代行専門会社

専門会社は、自社に作業現場があり直接取引を主とする会社と、広告代理店などの下請け仕事を主とする会社に分かれ、前者は対応が早く中間マージンがないため、費用対効果に優れています。

形態2　広告代理店型

広告代理店型は、DMの企画や大規模なマーケティング戦略まで任せられ、10万件以上の超大量発送を得意とする一方、手数料が高くなる傾向があります。

形態3　梱包発送代行会社

梱包発送（宅急便）代行会社は、宅急便の配送と梱包が主な業務で、DM発送は副業務です。

形態4　印刷会社型

印刷会社型は、印刷物の受注が主な目的で、発送作業は下請けに外注しているケースが多くあります。

形態5　価格比較サイト

価格比較サイトは、ホームページで見積もりを受け取り、下請け業者へ丸投げして手数料を得る形で、作業現場と直接やり取りできないため、トラブルの際の対応が遅れるリスクがあります。登録すると、複数の会社から営業電話やメールが何度も来ることが多くあります。

形態6　他業界が本業の兼業

インターネット専門会社や貿易関連会社など、他業界が本業の会社が副業的に請け負う形は、専門外のため、対応範囲やノウハウが限られる場合があります。

安さだけで選ばず、5つのポイントを確かめる

代行会社は安さだけで選ばず、次の5つのポイントを確かめて選びます。信書に該当して料金が跳ね上がった、郵便局印のある発送証明書がもらえない、緊急対応ができず損害を被った、といったトラブルの事例を、当社でもお客様から聞いています。

チェック1　本物の発送証明書

郵便局の受付印や係印、発送数と重さが押された「後納郵便物等差し出し票」のコピーを、無料で提供してくれる会社を選びます。業者が独自に作ったエクセルや紙ではなく、これで全件発送したかを確かめられます。

チェック2　Pマークとデータ削除証明

顧客リストを預けるため、プライバシーマークの取得を必須条件とし、データ削除証明書と個人情報漏えい保険への加入の有無も確認します。データ削除証明書は、米国国家安全保障局（NSA）の推奨消去基準で発行してくれる会社が安心です。

チェック3　無料の信書チェック

印刷前にデータを無料でチェックし、信書にならないよう代替案や添え状の工夫を提案してくれる会社を選びます。個別の挨拶文や請求・契約に関する具体的な文言が入ると、郵便法の信書に該当し、特約ゆうメールで送れなくなるためです。

チェック4　専任担当者

進行状況を把握した専任担当者と電話ですぐにつながり、荷物の到着、作業開始、発送完了など最低5回以上の進捗報告を受けられる会社を選びます。宛先の差し替えや発送の至急の停止といった変更は頻繁に起こり、この環境がミスによる実損を防ぎます。

チェック5　戻りDMの無料データ化

戻りDMの宛先を無料でエクセルのデータにしてくれる会社を選ぶと、次回の顧客リストのメンテナンスが楽になり、無駄な印刷代や送料を抑えられます。住所不明や受け取り拒否で戻ったDMを放置して次回も発送すると、これらがかかり続けます。