信書を非信書にして送る方法　特約ゆうメールで送るための3つの工夫

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法的に認められたルールの範囲で工夫すれば、特定の相手へのメッセージも安く送れる場合がある

既存の優良顧客へのお礼や、新製品の案内状を特定の人に送りたいときも、信書のルールのせいで高い通常郵便を使うしかないわけではありません。法的に認められたルールの範囲で工夫すれば、メッセージ性を保ったまま最安の特約ゆうメールで送れる場合があり、コストを約半分に抑えることが可能です。ここでは、BtoB、BtoCを問わず実務で使える、非信書化のための3つの方法を紹介します。

方法1　紙面を一般的な表現にし、個人を特定できる情報を除く

最も基本的な方法は、紙のDMの紙面や同封物から、個人を特定できる固有情報をすべて除くことです。宛名は、「会員の皆様へ」「会員各位」「ご登録者様へ」「関係者各位」「保護者の皆様へ」「地域の皆様へ」「組合員の皆様へ」「株主の皆様へ」「経営者の皆様へ」「〇〇をご検討中の皆様へ」「〇〇業界にお勤めの皆様へ」といった表現に言い換えます。宛先に特定の企業名を書かず、単に「ご担当者様へ」とする方法もあります。本文も、「貴社の〇〇という製品の買い替え時期がまいりました」のような個別の状況を指す文面は避け、「多くの製造業で導入されている」「買い替えシミュレーションのご紹介」のように、不特定多数に共通する一般的な広告表現のチラシ・リーフレット型に書き直します。

方法2　カタログなどに簡単な添え状を添えれば、ゆうメールで送れる場合がある

カタログや小冊子などの物品に、簡単な挨拶や案内を添え状として同梱すれば、ゆうメールで一括発送できる場合があります。郵便法第4条第3項には、貨物に添付する添え状または送り状は例外とする規定があるためです。この方法を使うには、次の3つの条件を満たす必要があります。

条件1　封をせず、透明封筒などで無封の状態にする

1つ目の条件は無封にすることで、封筒のフタを閉じないか、A4全面の透明封筒や、中身が容易に透けて見えるOPP・CPPのビニール封筒を使えば、無封とみなされます。

条件2　添え状は、外から見える一番上に置く

2つ目の条件は、添え状の宛名面や挨拶文を、透明封筒の一番上の、最も外側から容易に見える位置に置くことです。

条件3　添え状に書く内容を、目録や簡単な挨拶に限る

3つ目の条件は、添え状に書く内容を、送るカタログ等の目録、送付の目的、簡単な処理の案内、簡単な季節の挨拶に限ることです。個別のアポイントの日程や詳しい商談内容、金額の提示などを書き込むと、独立した書状、つまり信書とみなされ、認められなくなります。

方法3　個別の提案は紙面に書かず、顧客ごとのQRコードからWebで見てもらう

個別の提案や限定オファーを伝えたい場合は、紙面には書かず、顧客ごとのQRコードからWeb上で見てもらう方法があります。紙のDM本体は、宛名を「お客様各位」とし、商品写真や一般的なサービス説明だけを載せた非信書のチラシとして作り、最安の特約ゆうメールで発送します。その代わり、紙面に顧客ごとに異なるQRコードを印字しておき、読み取った顧客をWeb上の専用ページやホームページへ誘導します。誘導先の画面では、「〇〇様だけの特別値引きプラン」や個別の見積書のように、紙のDMに載せると信書になってしまう個別の情報を表示します。これにより、郵送コストを約半分に抑えながら、Web上で個別に合わせた提案を届けられます。この方法で使うのが、特許出願中のDMトラッカーです。仕組みの詳細はDMトラッカーの仕組みの解説ページにまとめています。

信書に当たるかどうかは、印刷前にデータの段階で確かめる

信書に当たるかどうかの判断基準は複雑なため、自社だけで判断して印刷を進めず、印刷前にデータの段階で確かめることが、コスト削減の要になります。当社では、ご注文いただいたお客様に、印刷前にスタッフがデータの段階で無料の信書チェックを行い、信書に該当した場合は、非信書化するための書き直しの案を提供しています。迷う場合は、差し出す前に郵便局へも確認してください。