DMの封入・封緘は発送代行業者に依頼すべき？
メリットとデメリットを比較
封入・封緘は、DM発送において重要な作業の一つです。封入・封緘作業は自社で行う場合もあれば、外注する場合もあります。
封入・封緘の概要と、自社作業と外注のメリット・デメリットを知り、より効率良く封入・封緘作業を行うことが大切です。
この記事では、自社または外注での封入・封緘作業のメリット・デメリットを紹介し、封入・封緘を外注できるDM発送代行センターの概要を解説します。DMの封入・封緘でお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
このページは株式会社メディアボックスの豊田昭によって書かれています。
ページ内容はお客様やコンサルタントさんとの協力によるテストやデータに基づくものです。
昭和61年4月より運送会社を設立。
平成15年2月よりダイレクトメールやカタログ等の1kg以下の 印刷物に特化した、経費削減システムを作り、印刷から封入作業･配送サービスまでの格安システムを始める。
ほとんどコスト削減で手のつけられない2000通以下の発送にも成功し、50通から3万通までの中小部数発送のＤＭ発送代行専門店になる。
DMやニュースレターのCPI(反応率)を上げることをミッションとし、最高16倍のCPIを獲得。現在、大手コンサルタント会社やコンサルタントさんへの情報提供やコンサルタントを行う。
著書に、バカ売れ DM集客術がある。
封入・封緘とは
封入は、封筒のなかに同封物（印刷済のDMやチラシ、挨拶状など）を入れる作業を指し、封入後の封筒をのり付けなどで閉じる作業を封緘（ふうかん）と呼びます。封入・封緘まで作業が終わると、あとは封筒に宛名を貼って発送するだけで作業は完了です。
DM発送においてなくてはならない封入と封緘ですが、一つひとつの作業は単純でも、発送量が多くなると大きな負担になりかねません。
封入と封緘はセットで行われることが多く、同封物が多くなればなるほど封入には時間がかかります。発送量が多い場合や同封物の種類が多い場合は、どのように封入・封緘するかによって、かかる時間とコストが大きく変わると考えることが大切です。
自社でDMの封入・封緘作業を行うメリット・デメリット
DM発送に欠かせない封入・封緘作業は、自社で行う場合と外注する場合があります。自社での作業と外注にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、発送の状況等を見極めて最適なほうを選択することが重要です。
自社で封入・封緘作業を行うメリット
自社で封入・封緘作業を行えば、個人情報や機密情報を社外に持ち出す必要がありません。個人情報保護の観点では、自社封入・封緘は外注よりも優れているといえます。
社内リソースに余裕がある場合には封入・封緘作業を自社で行うことはとても良いことです。
意外かもしれませんが、心を込めて封入できるというのも、自社封入・封緘のメリットの一つです。自社で封入することにより、気づきを得られる場合があります。その気づきにより反応率を上げられることがあります。
自社で封入・封緘作業を行うデメリット
封入・封緘作業には時間と手間がかかるため、どうしても人件費が必要です。特に送付する書類や部数が数百・数千以上になる場合、作業量は膨大になり、作業スペースも必要になります。
また、作業量が増えると仕上がりが汚くなったり、クオリティにバラつきが出やすくなったりしてしまいます。DMの質は企業のブランドイメージにも影響を与え、質の悪さは企業の信頼度を下げてしまいかねません。
さらに、通常業務に加えて封入・封緘作業を行うと、担当者の負担が大きく増えるだけでなく、封入ミスが発覚したときの責任も担当者が負わなければなりません。
社員の負担が増えると、社員の不満が増える可能性もあるため、自社で無理に封入・封緘作業しようとすると、DMの継続自体が危うくなるおそれもあります。
DMの封入・封緘作業を外注するメリット・デメリット
続いて、封入・封緘作業を外注する場合のメリット・デメリットを解説します。
封入・封緘作業を外注するメリット
外注の最も大きなメリットは、封入・封緘のプロが作業を行うことにより、作業の質が上がり、仕上がりのクオリティが担保される点にあります。
また、慣れたスタッフが効率良く作業すれば、封筒や書類などのロスも防ぎやすくなるため、結果的に自社で封入・封緘するよりもトータル費用が安く済むのです。
特に封入する資料やサンプルなどが多かったり、DMを発送する顧客ごとに封入物を変えたりする場合は、ミスが起こりやすくなります。このようなミスを防ぐためには、徹底したチェック体制や封入作業を行うスタッフの高いスキルが求められます。専門業者に依頼することにより確実な作業を期待できます。
外注によって業務負担を減らすことで、社内のリソースをより生産性の高い本来の業務に集中でき、社員のストレス軽減も見込めます。
自社での封入・封緘・発送作業を継続するとき、封入・封緘作業が負担になりDMの継続発送が難しくなる例があります。自社で作業するよりも安く・正確・安全に発送作業できるDM発送代行会社を見つけることはメリットになります。
当社お客様の声にも、自社作業から当社依頼に変更されたお客様の声（自筆）が700件以上ありますので、参考にしてください。
815件のお客様の声 →
封入・封緘作業を外注するデメリット
封入・封緘を外注する場合は、封入・封緘ミスが発生した際の対応に注意が必要です。
ほとんどのDM発送代行会社では、発注代金までを最大の保証額として、ミスによる損害を補償しています。そのため、外注代金以上に損害を被ってしまうと、最大の保証金額を超える分については保証されません。
また、ミスが発生したときの対応速度も外注先によって異なります。ミスを防ぐためのチェック体制が整っているか、ミスが発生した場合に素早く対処できるか、損害の補償額はどれくらいかを確認し、外注先を選ぶことが大切です。
DMの封入・封緘作業の外注は自社に合わせて検討しよう
DM封入・封緘作業は、多くの場合、自社で行うよりもDM発送代行会社に依頼したほうが費用を安く抑えられます。
自社で作業するか外注するか悩む場合は、以下の項目で、自社で作業した場合の費用や社員の負担がどうなるか確認してみてください。
- 人件費
- 作業スペース
- 継続性
- 作業員の確保
- 作業員の習熟度
- トラブル時の対応方法
- DM発送担当者の負担
なお、下記のような特別な事情がある場合は、外注するより自社封入することをおすすめします。
- 社内コンプライアンス上、データ形式で社外に持ち出せない場合
- 自社内に余剰人員がいる場合
- 自社に特化したDM発送作業チームがある場合
以上の点を踏まえたうえで、封入・封緘作業をどのように行うか総合的に判断して、自社に合う方法を選んでみてください。
DM発送代行センターにおける封入・封緘サービスの7つのポイント
DMの封入・封緘を外注するなら、DM発送代行専門のDM発送代行センターを利用するのがおすすめです。DM発送代行センターの7つの特徴を解説します。
50通から3万通までのDM発送が得意
DM発送代行センターは、50通の小ロットから5万通の大ロットまで、幅広い部数の発送に対応しており、3万通までのDM発送を得意としています。
通常、発送代金は人件費や固定費に影響されるため、5万通以上の発送は大型の機械での作業が適しています。
DM発送代行センターは5万通までの部数に特化することで、コストをできる限り抑え、無理なくスピーディに対応できる仕組みを構築しています。営業社員を配置しない・高額な機械などへの設備投資を行わないなどの工夫をし、適正な低価格でのサービスを提供しているのです。
5万通以上の大量発送を短時間で行うのには向いていませんが、50通から5万通までの発送なら、コスト・サービス面でメリットのあるDM発送代行センターをご検討ください。
参考までに、DM発送代行センターの基本的なコースである「封筒に封入発送コース（基本）」の料金をご紹介します。発送料金の目安にしてください。
3万通以上のDM発送にも格安で対応
最初は小ロットで発注していても、DM発送代行センターで発送していくうちに顧客が増え、DM発送数が大きく伸びるお客様もいらっしゃいます。
そういったお客様に対応できるよう、DM発送代行センターでは、3万通以上発送できる体制を整えています。
手作業で封入・封緘を行うため、発送までの時間がかかってしまいますが、設備機械がない分、コストを抑えた発送が可能です。
封入点数や封入の難易度により発送日数が変わるため、まずは一度お問い合わせください。また、以下の「格安大量発送（3万通～）」の料金一覧表も併せてご確認いただき、発注の際の参考にしてください。
カタログなど重いものの発送も可能
DM発送代行センターはクロネコ便を利用し、カタログや書籍などの重いものを発送する際の料金を安く抑えられるよう、工夫しています。
重さや大きさなどの発送条件がそろっていれば、クロネコDM便を利用することで発送費用を69％削減できるため、重いものを発送する際はDM発送代行センターをご検討ください。
なお、カタログや本を複数冊、複数箇所に送る場合は、クロネコDM便よりも通常の宅急便で送ったほうが安く配送できる場合もあります。クロネコDM便と宅急便を適宜使い分けてください。
詳しくは、カタログを安く送る方法 →
綿密なチェック体制で封入ミスを徹底防止
封入チェック体制が充実している点も、DM発送代行センターのポイントの一つです。ミスが起こりやすい箇所を重点的にチェックし、ミスの発生を防いでいます。
以下が、DM発送代行センターで行っているおもなチェック項目です。
| 封入物チェック | 印刷物到着後、計数器（枚数を数える機械）で枚数チェック |
|---|---|
| 宛名データチェック | 宛名に明らかな誤りがないかチェック |
| 印刷原稿チェック | 原稿とレイアウトにずれがないかチェック |
| 内職さんと封入物の 授受チェック | 内職さんへ封入物を渡すとき、内職さんから封入完了物が届くときに手作業で2回チェック |
| 発送授受チェック | 運送会社に封入完了物を引き渡したかチェック |
| 宛名データの削除チェック | 発送後、一定の期間ののちに宛名データを完全削除したかチェック |
| 残部チェック | お客様からお送りいただいた封入物と発送数、残部数に間違いがないかチェック |
※上記チェックを保証するものではありません。チェックして気が付いた場合にご連絡します。
封入作業のみの対応も可能
DM発送では印刷や宛名ラベル貼り・封入・封緘などのさまざまな工程がありますが、その一部だけをDM発送代行センターに外注することも可能です。
封入作業のみを外注する場合は、封入物と封筒を確認して、封入の打ち合わせをしたあと、見積もりをお渡しします。見積もりの内容に問題がなければ、封入作業のみ対応し、完成品を納品いたします。
なお、封入作業のみの対応は1,000通までのため、発注部数が多い場合は封入だけでなく、他の作業の外注も検討してみてください。
高いセキュリティ意識
個人情報保護が徹底されるかどうかは、外注の懸念点の一つです。もし外注先で個人情報が漏洩してしまえば、会社の信用が大きく損なわれてしまいます。外注先を選ぶ場合は、セキュリティ面の意識についても確認しておくことが大切です。
DM発送代行センターでは、お客様の大切な宛名情報を、持ち戻り品返却後14日目に完全削除し、削除されているかどうかのチェックまで行います。削除方法は米国国家安全保障局で推奨されている消去方式を採用しており、お客様から預かった大切なデータを確実に守ります。
発送前にDM現物のチェックが可能
初めてのDM発送では思い違いや聞き違いによるトラブル率が高くなります。そのためDM発送代行センターでは、発送前に発送するDMと同じものをお客様に送付しています（初回のみ）。
現物を見て封入順序や封入物の向き、印刷内容、宛名ラベルの位置などを確認できるので、一番トラブルの多い初回発送も安心してご依頼いただけます。
まとめ
封入・封緘は、DM発送における重要な手順の一つです。封入・封緘のミスは会社の信用低下にもつながるため、丁寧かつ正確に封入・封緘できるよう工夫することが大切です。
封入・封緘は自社で行うことも可能ですが、時間と手間を省いて効率良く作業を進めるなら、DM発送代行業者の利用がおすすめです。
株式会社メディアボックスが運営するDM発送代行センターは50通から5万通までの幅広い発注に対応しており、コストを抑えつつ、速く確実な発送を実現しています。DM発送代行センターへの見積もりは無料で行えるため、まずはお気軽にお問い合わせください。