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DM印刷発送は外注に

質問

△△さんよりメディアボックスさんの紹介を受け
連絡させていただきました○○です。
私は宗教用具の製造販売を行っています。
創業は古く100年以上になります。

現在本社は東京にありますがお客さんは全国に点在しています。
古くからのお客さんも多く、新規のお客さんはほとんどありません。
新規のお客さんはすべて紹介になります。

同業他社の廃業もあり、廃業した会社のお客さんを
引き継ぐことも有り、売り上げは少し上昇しています。
現在は自社内でニュースレターの原案から印刷・発送まで
すべてを行っています。
発送数は約530通です。

今回お聞きしたいことは、私の会社で発送している
ニュースレターのどの部分を外注に出すと効率的なのか教えて下さい。
DM発送代行会社は通販会社など、大量発送を代行する仕事と
聞いているのですが本当に530通の発送でも
代行していただけるのでしょうか?
また封入物が9種類に分かれ、封入順も変わります。
このような複雑な場合でもトラブルなく封入できますか?

回答

△△さんの紹介ですね。
分かりました。
確かにDM発送代行業者は本来大量の
DM発送物を扱うのが本来の姿です。
DM代行業者は設備投資を行い大量のダイレクトメールを
短時間で封入封閉じして発送しています。
そのような会社では小ロットで複雑な内容は嫌われます。
○○さんは今までに何度か断られたり、
高額な見積もりで断念してこられたとお聞きしました。
ニュースレター発送をどこまで業者に任すかの
判断基準とやり方についてお話します。

ニュースレターを発送する場合には主に以下の工程が発生します。
●ニュースレター作成
●紙の選択
●ニュースレター印刷
●封筒の発注
●宛名ラベル作成
●封入・封閉じ
●運送会社の選択
●返品作業
●データの整理

この作業を全て自社で行うことは、
かなりの作業量と時間と経費が掛かります。
この中でどの部分を外注するかの判断基準は以下になります。

●作業時間
●コスト削減
●信用
●場所
●人間関係
●処理能力(発送までの時間)
●継続性

上記の内容は一つだけではなく、
複数が重なり合い複雑になることがほとんどです。

〇〇さんの会社の場合には
「コスト削減」「信用」「継続性」を重視するとよいでしょう。
ここに上げている「継続性」とは倒産あるいは廃業しない
ダイレクトメール発送代行会社を選ぶことです。
具体的には帝国データバンクや東京商工リサーチに
しっかりと登録している会社です。
そして心配であれば実際に会社内容を
問い合わせてみると安心材料になります。

その他にもBtoBの取引では基本の取引実績です。
一部上場企業をたくさん取引している会社はやはり信用があります。
今までの取引実績がある会社の件数も重要です。
DM発送代行会社の多くは下請け会社になります。
大手運送会社の下請け中心であったり、
同業の大きなDM発送代行業者の
下請けなどが基本的な仕事になります。
DM発送代行専門会社が直接お客さんとだけ
取引する会社はほとんどありません。
DM発送代行会社は取引に占める割合が
大きな会社中心に仕事が進みます。
そのため小ロットの飛び込みの会社の取引は
どうしても力が入らなくなる傾向があります。

またDM発送代行会社と付き合うには
第一回目に大きな労力がかかります。
お客さんにしっかりと対応しているDM発送代行会社にとって、
初回は大変労力を必要とします。
DM発送依頼2回目3回目になると
本当に作業がスムーズに進みます。
もちろんお客様にとっても一度パターンが
決まってしまえば楽な作業になります。
依頼回数が進むに連れて心配材料も少なくなり、
担当者とも融通がきくようになるなどの
利点も生まれてくることがあります。
そのようなときにDM発送代行会社が倒産や廃業、
統合などが起こった場合、DM発送を依頼していた
会社にとっては大きな損失になります。

次にDM発送代行業者を選ぶときの選択項目をあげてみました。

・得意な取扱い数
・運送会社や同業他社の下請けを行っている会社
・顧客と直接取引だけの会社
・ヤマトメール便の追跡調査ができる
・発送証明書を出すことができる
・郵便局中心
・ヤマトや佐川急便のメール便の作業が中心会社
・小ロット中心の会社
・テストDMが出来る会社
・DM、ニュースレターのテストと実績のある会社
・個人情報をしっかり管理できる会社
・〇〇さん専任の担当者が付く会社
・一部上場会社と何社取引しているか
・プライバシーマークを取得しているか
・自筆のお客様の声をたくさん公表できているか

○○さんのところでは、530件の発送と複雑な封入形態ですので
機械を使っての作業をする会社ではなく
手作業で仕事をする会社を選んでください。

また既存顧客に確実に届けなければいけない
ニュースレターの発送ですので
「お客さんと直接取引だけをしている会社
(下請仕事をしていない会社)
を選ぶことをお勧めします。
そして大切なニュースレターですので、トラブルが起きた時に
対応できるように追跡調査ができる会社
全て発送ができたか確認できる発送証明書が
送られてくる会社が安心です。

メール便の運送会社選びは、追跡調査が行える
ヤマト運輸のメール便がお勧めです。
また、ニュースレターのことで悩んだり、問題が出た時に
ダイレクトメール相談ができる会社であると安心できます。

〇〇さんの会社でDM発送代行会社と
直接取引をする担当者のことも考える必要があります。
〇〇さんの会社でDM発送を担当する人は
DM発送専任ではないはずです。
当然本業がありその他にDM発送業務を担当します。
そのためDM担当者の負担を最小限にする必要があります。
最低必要なこととしてDM発送代行会社に
〇〇さんの専任担当者がつくことです。
この専任担当者がいるのといないのでは負担が大きく変わります。
連絡したいことや変更事項があるときに
その必要性が特に感じられるはずです。

外注する部分については「印刷」「作業」「発送」
を依頼することにより、多くの場合、
「コストダウン」「作業時間ゼロ」「場所の確保」「人の確保」
の心配が必要無くなります。

問題は自社内で行っていた作業と同レベルの作業ができる
DM発送業者を探せるかです。
これについてはDM発送代行業者に
「専任の担当者がつくか」
「メール連絡などが3時間以内には帰ってくる」
「取引実績に一部上場会社と10件以上取引があるか」
などを参考にしてください。
また「お客さんの声」も参考にして下さい。
お客さんの声がたくさんある会社は信用性が高いと考えられます。
下請け会社ではお客さんの声を100件以上集めることは
なかなかできません。
そして顧客と直接取引を10年以上続けている
DM発送専門会社であれば更に安心できます。

以上のことを含めて価格を検討するとともに、
ニュースレターのように毎月発送するものは
長く取引ができる信用があるDM発送代行会社を選んでください。

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