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お客さんから聞いたDM発送代行会社の選び方



通信販売関連の〇〇さんからDM発送代行会社の選び方
についての情報を頂きました。
大変興味深い内容ですので、情報として皆様にご紹介します。

今回紹介する会社は大量にダイレクトメールを発送します。
ダイレクトメール発送は〇〇さんの会社にとって重要な位置にあります。
様々な形のダイレクトメールで戦略システムを構築されています。
ダイレクトメールは新規顧客だけではなく
以下のようなお客さんにも発送しています。

・新規顧客(顧客に合わせて複数のダイレクトメール)
・問い合わせいただいたが成約に結びつかなかったお客様
・一度だけ買っていただいたお客様
・既存顧客のお客様(お客様を常に選別)
・一定期間お買い上げ頂いていないお客様
・完全に離れてしまったお客様
・ニュースレター発送
・その他個別
などたくさんのダイレクトメールやニュースレターを出して売上を伸ばしています。

〇〇さんは今まで多くのダイレクトメール発送代行会社を試して来ました。
DM発送会社を使う前は、広告代理店や印刷会社にも
ダイレクトメール発送の仕事を依頼していました。
たくさんのDM発送代行会社を使う中で
多くの失敗や問題に遭遇してきました。

現在は2社に絞って、DM発送代行専門店で
ダイレクトメール発送を行っています。
使い分け方は、
1 急いで発送してほしい時
2 大量のDMを発送する時(3万件以上)
3 その他の通常に出すダイレクトメール
現在3つめの通常に出すダイレクトメール発送は
メディアボックスで発送いただいています。

では〇〇さんが今のDM発送代行会社に決まるまでの
工夫や考え方をご紹介します。

〇〇さんのDM発送代行会社の探し方は、
皆様と同じようにインターネットの検索から始めました。
検索キーワードは「DM発送代行会社」です。
検索を行い表示された会社から良さそうな会社を選び、
見積依頼をかけます。

見積を出したほとんどのDM発送業者さんから
電話がかかってきたそうです。
中には見積もりを出した会社から
直接訪問されることもあったそうです。

電話をかけて来るDM発送代行業者は一番安い業者の
価格を知りたいため、最低価格を聞きいてきます。
DM発送業者からかかってくる電話に対しは、
素直に一番安い価格を教えます。
最低価格を教えると、電話をかけてきた会社は
更に安い価格を提示します。
また別の会社から電話があれば同じように
最低価格を教えて値引き交渉をします。
その都度一番安い価格を教えて更に値引き交渉を行います。

訪問してきたDM発送業者の営業にも同じように
今の一番安い価格を教えて更に値引き交渉を行います。
そして3日から5日ほど交渉を続け業者を選択するのですが、
今では最低価格の会社に決めるわけではありません。

始めてDM発送代行会社を使い始めた頃は、
最低価格の会社にDM発送を依頼していたのですが
経験を積むに従って一番安い会社が、〇〇さんの会社にとって
最良の会社ではないことが分かってきました。

それはある事件があったからです。
その事件とは
DM発送代行会社によって到着数が違うということです。
その当時〇〇さんは7件のDM発送代行業者と取引が有りました。

2ヶ月ほど期間を開けて同じ名簿で1件目とは違う
DM発送業者にDM発送を依頼しました。
DM発送数は同じ5000通強です。
実は2回目に使ったDM発送代行会社は
2回目に出した見積り価格を下げてきたので
初めに使ったDM発送業者から乗り換えました。

DM内容は、お買い上げいただいたお客様に対して
値引きと特典を付けたリピートを狙う内容です。
前回お買い上げ頂け無かったお客さんにも、特別値引きと
特別な特典を付けた内容でダイレクトメール発送しました。

実際に反応のあったお客さんは減少しています。
これは2度目なので仕方がないことと感じていました。

そこでお買い上げ頂いたお客さんに、
2回目のDMについてのアンケートを取りました。
その時、問題が起こりました。
お客様から2回目のダイレクトメールは届いていない
という内容を数十件頂いたのです。

当然一度目に届いたDMが2度目に届かないことは問題です。
それも数十件も発生しています。

そこで〇〇さんは、宛先不明などで戻ってくるDMを全て
DM発送代行業業者からもらいチェックしました。
宛先不明などの理由による持ち戻ったDMには、
DMが届いていないと連絡のあった数十件のDMが含まれていませんでした。

〇〇さんはDM発送代行会社に電話して状況説明を求めました。
返答はこうです。
「たぶん受け取った人が、捨ててしまったのではないですか?」との返答です。
そこで〇〇さんは
「DM発送代行会社が運送会社に渡した伝票を見せてほしい」と言いました。
しかしDM発送代行業者は
「格安で発送しているため他の会社とまとめて発送しているので確認できない」
という返事でした。
更に〇〇さんは
「では当社の発送を全て行ったことを証明できる資料がほしい」
と要求しました。
DM発送代行会社は
「それは格安で発送しているので証明はできない」との返事です。

その時に〇〇さんは「やられた」と感じたそうです。

そんな事件もあり、〇〇さんはDM発送代行会社選びを
真剣に考えはじめました。

まず〇〇さんの会社でリスクを犯して
DM発送代行会社を使うほうが良いのか、
あるいは自社でDM発送部隊を作り
自社内で全てを完結させたほうが良いのかを考えました。

・幸いにもDM封入場所はあるので作業はできる
・設備は必要か、いくら必要か
・管理者が必要か
・常にDM発送の仕事はないので人員配置は
・一時にたくさんの発送が必要な場合がある
・パートさんの確保は難しくないか
・コストは合うのか
・リスクはないのか
・運送会社との価格をどこまで下げられるか

などを考え、一時は自社でダイレクトメール発送を行おうとしました。
しかし結果的に断念しました。

理由は
・コストが合わない
・発送までの時間がかかりすぎる
・パートさんの管理が難しい
・ミスを防ぐシステムに仕上げるまでに
 コストと時間がかかりお客さんに迷惑がかかる
などの理由です。

残る選択肢はリスクを犯してDM発送代行業者に
DM発送を依頼することです。
そこでなるべくリスクを減らせるように
DM発送代行会社の選別方法を考えました。
選別は自社に合ったDM発送代行専門会社を見つけることです。

そこでDM発送業者をホームページから探して
〇〇さんの会社にあったDM発送代行会社を見つける
基準を探していきました。
DM発送代行会社から何社も見積もりをとり
分かってきたことが有ります。

まず見積の前提条件として、見積もり条件を全部同じにすること。
例えば封筒は料金に入れないとか印刷は別に考える。
具体的にはダイレクトメール発送にかかる全ての金額を比較すること。
別途必要になる金額がないかの確認をとること。

そして見積もりを請求した結果、次のような会社は、
〇〇さんの会社には合わない発送代行会社の基準になりました。

・見積もりの返事が遅い会社はダメ
・営業の電話をかけてくる会社
・当社よりも安い会社があればそれよりも安くしますという会社
・運送会社やDM発送代行会社の仕事を受けている会社はダメ
・突然訪問してくるDM発送代行業者
・電話質問をしたときに何回も電話を回される会社
・携帯電話を教えられる会社
・電話を転送される会社
・質問に対してすぐに答えられない会社
・話の内容が変わる会社
・見積書に「価格の変更がある場合がある」と書いてある会社
・何度も見積り書を作り変える会社

またホームページを見てもある程度見分けがつくそうです。
見分け方として
・わかりやすいか
・料金を出しているか
・取引実績に信用できる会社がたくさんあるか
・取引件数がたくさんあるか
・創業年数が長い会社か
・検索順位が上位にあるか
・プライバシーマークを取得しているか
・社長の顔が掲載されているか
・社長の名前や会社名で検索して評判を見る
などを基準にしているそうです。

では実際にDM発送代行業者を使うことに決まった後で
何か注意していることはありませんか?とお聞きすると

・条件が変わらないのに再度料金の変更があるところは使わない
・一番の最低価格から10%くらい値段の間にある会社の中から選ぶ
・選んだ数社のホームページや対応を確認して3日から5日で決定する
・安すぎるDM発送会社を使う場合には
 ある程度のDM不着があっても仕方ないと考える
・DMの目的によりDM発送代行会社を選別する

必ず届けなければならないダイレクトメールについては
以下の作業をしているそうです。

・DM発送をしたときのDM発送証明書をもらう
・DMの追跡調査ができる会社を選び問題があると調査する
・取引の覚書を交わす
・個人情報の取り決めを書面で取り決める
・自社の社員や知り合いにDMを発送し到着を調べる
・DM発送会社の内容を東京商工リサーチや帝国データバンクで調べる

このような失敗や努力を重ねて今の取引会社に決まったそうです。
DM発送代行会社とのと取引が長くなることにより
お互いの会社の意思疎通ができ、時間やコストが
更に少なくなっているとのお話も頂きました。

最後にこれからDM発送代行会社を選ぶときの
コツがあれば教えて下さいと聞きました。
答えは自社に合ったDM発送代行会社を選ぶことと、
最安値の会社が一番良い会社ではないことを
考えた方が良いとのことでした。

〇〇さんには貴重なお話を頂きありがとうございました。
また長時間に渡り話していただきました。
重ねてお礼申し上げます。

この文章をお読みの皆さんも参考にしてください。
また自社に合ったDM発送代行会社を探してください。



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